Cómo registrar el millaje de impuestos en 8 sencillos pasos

Una persona que debe conducir para ir a trabajar tiene permitido deducir el millaje en su declaración de impuestos federales al cumplir con ciertos criterios. Además, las personas que aprovechan esta oportunidad deben documentar los viajes y estar preparados para presentar evidencia de respaldo sobre cómo se calcula la deducción. Si se cumplen estas obligaciones, el contribuyente disfruta del beneficio de reducir su impuesto sobre la renta.

1. Califique para la deducción de millas

Antes de registrar la información para una posible deducción de millaje, se deben cumplir ciertos criterios para aprovechar el beneficio. Un contribuyente puede tomar la deducción de millas por viajar desde la oficina a un lugar de trabajo, desde la oficina a un segundo lugar de negocios o para conducir a recados relacionados con el negocio. Además, un contribuyente puede incluir viajes realizados para reunirse con clientes, ir al aeropuerto, visitar clientes por negocios o buscar un nuevo trabajo en la misma industria.

2. Determine el método de cálculo

Un contribuyente puede elegir entre dos alternativas de contabilizar el monto de la deducción de millas. Los dos métodos varían, ya que uno no requiere el mantenimiento de un registro de kilometraje. Si un contribuyente opta por tomar la deducción estándar de millas, solo necesita mantener un registro de las millas calificadas conducidas. Si elige deducir los gastos reales del vehículo para el año, debe conservar todos los recibos y la documentación relevante relacionada con los cargos realizados por el vehículo.

3. Registre el cuentakilómetros al inicio del año fiscal

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) requiere que un contribuyente registre el cuentakilómetros de los vehículos comerciales al comienzo del año fiscal. Esta información está documentada en el Formulario 2106. Si el vehículo se compra durante el año y no es nuevo, el contribuyente debe registrar la lectura del odómetro desde el primer día que se despliega.

4. Mantener registro de conducción (si es necesario)

Si un contribuyente elige la deducción de millas estándar, debe mantener un registro de las millas recorridas. El IRS requiere que se mantenga información específica, o puede estar sujeta a la descalificación de tomar la deducción. Al comienzo de cada viaje, el contribuyente marca la lectura del cuentakilómetros del vehículo y enumera el propósito, la ubicación inicial, la ubicación final y la fecha del viaje. Al concluir el viaje, anota la lectura final del odómetro y resta esta cifra de la lectura inicial para encontrar el kilometraje total del viaje. El registro de manejo debe mantenerse de manera oportuna con detalles específicos, ya que no se permiten estimaciones ni redondeos.

5. Mantener un registro de recibos (si es necesario)

Si un contribuyente elige la deducción de gastos real, no está obligado a mantener un registro de millas. En cambio, debe guardar copias de los recibos y la documentación relevantes. Cada documento debe incluir la fecha, el monto en dólares del servicio o servicio adquirido, y la información relacionada con el bien o servicio real prestado.

6. Registro del cuentakilómetros al final del año fiscal

Al final del año fiscal, el contribuyente registra la lectura final del odómetro. Esta cifra se usa junto con la lectura del odómetro al comienzo del año para calcular el total de millas recorridas en el automóvil durante el año. La información, incluido el porcentaje de millas recorridas con fines comerciales, se requiere en el Formulario 2106.

7. Registro de millaje en la declaración de impuestos

Al final del año fiscal, un contribuyente enumera la cantidad total de millas recorridas en el Formulario 2106, Línea 13. Esta cifra se calcula mediante la tasa de millaje estándar del año para determinar la cantidad deducible en dólares. Alternativamente, puede organizar los recibos de los gastos reales en grupos, incluyendo gasolina, petróleo, reparaciones, seguros, alquiler de vehículos y depreciación.

8. Conservar la documentación

Un contribuyente debe conservar la documentación relacionada con una deducción de millas durante al menos tres años. Si se solicita documentación del IRS para corroborar los cálculos de la deducción de millas, el contribuyente debe conservar una copia de los registros antes de distribuir la información a las autoridades fiscales. Para minimizar el riesgo de perder información, debe mantener un registro físico separado para cada año fiscal separado.