¿Cuánto tiempo debo guardar mis registros fiscales?
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene algunas reglas duras y rápidas sobre cuánto tiempo los contribuyentes deben mantener sus registros de impuestos.
Como lo expresa el IRS, la duración de su mantenimiento de registros fiscales depende de la "acción, gasto o evento" que afecte esos registros.
Esas acciones, y esos plazos, son importantes, ya que afectan el estatuto de limitaciones de cualquier enmienda a su declaración de impuestos, o la capacidad del gobierno federal de exigirle pagos de impuestos adicionales.
Para cumplir con los mandatos de documentación del IRS, mantenga los siguientes registros de impuestos para los siguientes períodos de tiempo:
Si no ha informado sobre los impuestos federales, conserve sus documentos fiscales de los últimos seis años, comenzando con el año en que los impuestos se informaron de manera insuficiente. Si no ha presentado un formulario o ha presentado un formulario fraudulento, no tire los registros de impuestos. El IRS tiene el derecho legal de revisarlos.
El período de limitaciones es el tiempo en el que puede modificar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o el tiempo en que el IRS puede evaluar impuestos adicionales.
La siguiente información contiene los períodos de limitaciones que se aplican a las declaraciones de impuestos. A menos que se indique lo contrario, los años se refieren al período posterior a la presentación de la declaración. Las devoluciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como presentadas en la fecha de vencimiento.
Nota: Guarde copias de sus declaraciones de impuestos presentadas. Ayudan a preparar futuras declaraciones de impuestos y a hacer cálculos si presenta una declaración enmendada.
1. Debe impuestos adicionales y las situaciones (2), (3) y (4), a continuación, no se aplican a usted: Mantenga registros durante tres años.
2. No declara ingresos que debe informar, y es más del 25% del ingreso bruto que se muestra en su declaración: mantenga registros durante seis años.
3. Usted presenta una declaración fraudulenta: mantenga registros indefinidamente.
4. No presenta una declaración: mantenga registros indefinidamente.
5. Usted presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración: mantenga registros durante tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde.
6. Usted presenta un reclamo por una pérdida de valores sin valor o una deducción por deudas incobrables: mantenga registros durante siete años.
7. Mantenga todos los registros de impuestos de empleo durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra más tarde.
Preguntas importantes
Las siguientes preguntas deben aplicarse a cada registro cuando decida si desea guardar un documento o tirarlo:
¿Están los registros conectados a los activos ">
Mantenga registros relacionados con la propiedad hasta que expire el período de limitaciones para el año en que usted disponga de la propiedad en una disposición imponible. Debe mantener estos registros para determinar cualquier depreciación, amortización o deducción de agotamiento, y para encontrar la ganancia o pérdida cuando vende o dispone de la propiedad.
En general, si recibió una propiedad en un intercambio no sujeto a impuestos, su base en esa propiedad es la misma que la base de la propiedad que entregó, incrementada por el dinero que pagó. Debe mantener los registros de la propiedad anterior, así como de la nueva propiedad, hasta que expire el período de limitaciones para el año en que disponga de la nueva propiedad en una disposición imponible.
¿Hizo contribuciones no deducibles a una IRA?
Luego, como se discutió anteriormente, debe conservar los siguientes documentos para verificar la parte no sujeta a impuestos de las distribuciones de sus cuentas IRA tradicionales y Roth. Aquí, del sitio web del IRS, hay una lista de los formularios y registros que debe mantener hasta que se realicen todas las distribuciones:
- Página 1 de los Formularios 1040 (o Formularios 1040A, 1040NR o 1040-T) presentados por cada año que realizó una contribución no deducible a una cuenta IRA tradicional.
- Formularios 8606 y cualquier declaración de respaldo, anexos y hojas de trabajo para todos los años aplicables.
- Formularios 5498, Información de contribución de IRA o declaraciones similares que recibió cada año que muestran las contribuciones que hizo a una cuenta IRA tradicional o Roth IRA.
- Formularios 5498 o declaraciones similares que recibió que muestran el valor de sus cuentas IRA tradicionales
¿Qué debo hacer con mis registros para fines no tributarios?
Cuando sus registros ya no sean necesarios para fines fiscales, no los descarte hasta que esté seguro de que no los necesitará para otros fines. Por ejemplo, su compañía de seguros o acreedores pueden exigirle que mantenga registros por más tiempo que el IRS. En caso de duda, juegue a lo seguro y mantenga los registros.
Perspectiva del asesor
Si el IRS encuentra un error sustancial en su declaración actual, podrían retroceder seis años en su historial fiscal para investigar. Sin embargo, es posible que desee mantener sus devoluciones por más tiempo que eso. Sus registros de impuestos resumen su vida financiera. Contienen datos importantes sobre la base de costos que pueden ser difíciles de encontrar dentro de varios años. Esto es un problema menor hoy porque los custodios de las cuentas ahora deben informar y transferir datos de costos con activos. Pero, ¿por qué confiar en el custodio cuando tienes la información? Su declaración también validará sus ingresos y si realizó contribuciones al plan de jubilación. Las mejores prácticas sugieren que debe conservar sus declaraciones de impuestos y documentos de respaldo el mayor tiempo posible. En esta era de archivo electrónico y mantenimiento de registros, es algo fácil de hacer.
Neal Frankle, CFP®
Grupo de Recursos Patrimoniales Westlake Village, CA