Consejos de gestión del tiempo para profesionales financieros

El mundo de las finanzas se ha convertido en un lugar de trabajo altamente competitivo. Aunque solo hay 24 horas en un solo día, como dice el refrán, el tiempo es dinero. Por lo tanto, la gestión eficaz del tiempo es una ventaja competitiva para cualquier profesional de las finanzas que busque ser más productivo y aumentar el tiempo de calidad lejos del trabajo.

Sin embargo, hay muchas distracciones que pueden mantenerlo en el trabajo más tiempo del necesario. Siga leyendo para conocer algunos de estos desperdicios de tiempo comunes y conocer una serie de consejos de gestión del tiempo que le permitirán realizar más trabajo en menos tiempo.

El agujero negro

Hay varias pérdidas de tiempo que pueden reducir la productividad. Por ejemplo, los profesionales financieros están perpetuamente tentados a realizar múltiples tareas. Suponga que es un asesor, y entre las 8:30 y las 10 a.m. de un miércoles por la mañana, puede lograr lo siguiente:

• Trabajas en una hoja de cálculo,
• Pero pare después de ser interrumpido por dos nuevos mensajes de correo electrónico,
• Luego envíe seis correos electrónicos seguidos,
• Seguido revisando las fotos de la boda de un amigo de la universidad en Instagram,
• Luego acepte una invitación de salida social de la empresa a través de un mensaje de Slack,
• Antes de responder dos llamadas inesperadas de clientes potenciales, y
• Finalmente, se ve obligado a colgar abruptamente cuando su gerente se detiene para recordarle que llega cinco minutos tarde a la reunión de personal.

¿Suena esto como una mañana típica para ti? Si es así, y particularmente si trabaja en un entorno corporativo despiadado como una empresa de capital privado o un banco de inversión, probablemente se encuentre en el nivel de rendimiento más bajo en comparación con sus pares.

Dentro de cinco o diez años, nadie lo recordará, se preocupará por usted o lo promocionará por todo el trabajo ocupado que ha logrado. ¿Le habría importado al mundo si Thomas Jefferson hubiera terminado de barajar muchos papeles pero nunca hubiera ayudado a escribir la Declaración de Independencia? Lo mismo es cierto en su trabajo: su organización valora el trabajo y las obras maestras necesarias, no el trabajo ocupado.

Planificación

Cada domingo por la tarde, finalice la lista de "tareas" de la próxima semana, preferiblemente utilizando una aplicación o servicio web que se sincronice en todos sus dispositivos. Destaque los elementos que son absolutamente críticos para su éxito en el trabajo y en su vida personal. Los que no están resaltados son probablemente cosas que puede delegar, retrasar o evitar por completo.

En finanzas, las entregas críticas incluyen informes o investigaciones que deben ser precisas y enviadas antes de una fecha límite. Su organización recibe un mejor servicio si se concentra en mejorar la calidad de estos informes, en lugar de simplemente hacer un trabajo decente en ellos para que pueda liberar tiempo para elementos no clave (como responder correos electrónicos de baja prioridad o participar en un largo reunión sin fin).

Del mismo modo, diez minutos antes de salir del trabajo cada día, termine de enumerar los elementos de acción del día siguiente y numerelos en orden de importancia y prioridad. Nuevamente, pregúntese continuamente todas las cosas que realmente no necesita hacer, las cosas que no alcanzan un cierto umbral de productividad.

(Además, consulte Buscar su nicho en la industria financiera).

Multitarea

El éxito en las finanzas se reduce a la capacidad de entregar siempre entregas críticas e inmediatas. ¿Cuáles son los puntos de información y datos cruciales en los que confían sus gerentes de finanzas? ¿Qué puede entregar para ayudar a que su organización y / o sus clientes ganen? ¿Implica la presentación oportuna de un informe de auditoría, cálculos precisos del valor presente neto en un proyecto propuesto o garantizar que las fórmulas en Excel conduzcan a totales agregados adecuados?

Al final del día, a nadie le importan todos los correos electrónicos que intercambió, las reuniones del club social a las que asistió o la presentación cronológica de carpetas en su gabinete. La multitarea constantemente evita que las personas den lo mejor de sí en los pocos resultados críticos que sus empleadores realmente esperan de ellos.

Realice primero las acciones importantes, difíciles, urgentes y de mayor valor. El éxito en las finanzas puede implicar simplicidad en los métodos sobre cómo enfocar sus tareas. Esto puede parecer brutalmente simple para el recién graduado bien leído y no iniciado, pero haga una cosa a la vez y no se detenga hasta que se haya completado. Si sus tareas se relacionan con un proyecto a largo plazo, córtelo en hitos a corto plazo y termine antes de tiempo. Como dijo Henry Ford, "Nada es particularmente difícil si lo divide en pequeños trabajos". Hacer las cosas de principio a fin elimina las ineficiencias costosas porque evitará tener que volver a empezar y recalibrar constantemente elementos diferentes y no relacionados.

Si pasa tres horas por semana en tareas inútiles, esto suma aproximadamente 150 horas por año. Es probable que su asociado tenga algunos escritorios suyos, que es más eficiente y dedica 150 horas más por año a disfrutar de algunas promociones y aumentos salariales que otros no obtuvieron.

(Explore los tipos de trabajos en la industria financiera con las Opciones de carrera financiera para profesionales).

Bandeja de entrada

Su bandeja de entrada es una gran pérdida de tiempo. Si la mayoría de sus correos electrónicos son irrelevantes para sus tareas inmediatas, entonces está llenando esporádicamente su día con información basura.

Para evitar esto:

• Establezca tiempos predeterminados para revisar su correo electrónico y revise su bandeja de entrada no más de tres o cuatro veces por día.
• Cree una carpeta fuera de horario para los correos electrónicos a los que debería llegar, pero que no son urgentes. Esta carpeta es particularmente útil para que pueda volver a las solicitudes importantes que pueden esperar unos días hábiles antes de recibir una respuesta de usted.
• Envíe solo los correos electrónicos más críticos durante su jornada laboral. Si bien es importante mantenerse actualizado dentro de su grupo, una parte importante de su tiempo puede ser desperdiciada por colegas inexpertos o menos disciplinados que inundan su bandeja de entrada con mensajes irrelevantes. Puede reducir este tipo de correos electrónicos al no responder a los que no están relacionados con el trabajo.
• Vacíe su bandeja de entrada antes de salir del trabajo. Puede lograr esto creando carpetas relacionadas con el proyecto en las que puede estacionar correos electrónicos relacionados con problemas específicos. Mantener su bandeja de entrada vacía le ahorra tiempo al eliminar los mensajes no centrales de su atención. Si hay elementos que requieren atención en las próximas horas o al día siguiente, colóquelos en una carpeta urgente.

Otros consejos para ahorrar tiempo

Lleve un registro de cuánto tiempo desperdicia realmente

Cree una hoja de cálculo simple que le permita ingresar el tiempo estimado que ha desperdiciado en asuntos triviales. Haz esto a diario. A medida que desarrolles y mantengas este hábito, te entrenarás para reconocer asuntos sin importancia a medida que los encuentres.

Solo procesar documentos en papel una vez

Una vez que se procesan, puede archivarlos, enviarlos o deshacerse de ellos.

Mensaje directo a sus colegas

Caminar por su oficina o entre departamentos puede costarle unas pocas horas por semana, y sabemos lo costoso que es anualmente. A menos que sea un asunto importante o complicado, el uso de mensajes directos a través de un sistema de mensajería corporativa o un servicio web aprobado suele ser una forma más eficiente de obtener rápidamente respuestas a una variedad de preguntas.

Sepa dónde está todo en un momento dado

Esto incluye información electrónica y en papel. Si valoras tu tiempo, no lo desperdicies buscando cosas.

Separe sus tareas en cuatro categorías:

1. Urgente e importante, como informes financieros y contables con plazos estrictos y próximos.

2. No es urgente e importante, como la creación de redes dentro de su grupo financiero, clases de capacitación, etc.

3. Urgente y no importante, como mensajes esporádicos de su bandeja de entrada y "fechas límite de inscripción" para las reuniones del club.

4. No es urgente ni importante, como conversaciones de diez minutos por la máquina expendedora, control de fútbol de fantasía, etc.

(Obviamente, debe pasar la mayor parte del día posible en la primera categoría).

Delegado, delegado, delegado

Esto es lo que lo separará del paquete a medida que avance en la organización. Maneje tareas que solo usted puede ejecutar. A medida que perfecciona sus habilidades de gestión del tiempo, pronto se le asignarán informes directos. Asigne tareas que no necesite manejar lo más posible. Solo debe hacer las cosas que requieren absolutamente su atención o experiencia.

No manejes tu personalidad

Los profesionales de finanzas deben poseer habilidades de gestión del tiempo, pero también deben tener una buena relación y buena voluntad con los colegas internos y la comunidad externa. Centrarse exclusivamente en el tiempo puede hacer que parezca abrasivo, lo que desanimará a muchas personas cuando estén cerca de usted, incluso en entornos de desarrollo social y empresarial. Si no tienes cuidado, irás por ahí pensando que eres el gurú de la gestión del tiempo, pero no serás consciente del sello de "idiota social" en tu frente.

Las habilidades de comunicación, liderazgo y desarrollo empresarial son tan importantes como las habilidades de gestión del tiempo. A medida que los profesionales financieros avancen en sus carreras, las habilidades de gestión del tiempo por sí solas ya no serán suficientes para ayudarlos a alcanzar el siguiente nivel (es decir, el nivel ejecutivo).

La línea de fondo

Si valoras tu vida, entonces valoras tu tiempo. La vida laboral es un subcomponente de la imagen más amplia de su vida: el nivel de contribución y servicio que puede brindar a los demás depende de su capacidad para aprovechar al máximo el tiempo finito asignado a usted. Recuerde: son las cosas importantes que su empleador espera que entregue en ese aspecto. Su empleador no se preocupará mucho por todo lo demás, y usted tampoco debería hacerlo.

(Para más información, lea Eficiencia financiera: la guía del analista para la gestión del tiempo.)