Documentos de impuestos que siempre debe conservar

Una vez que haya presentado su declaración de impuestos, probablemente no tenga ganas de quedarse con todos los documentos (W-2, 1099 y más) o incluso pensar en impuestos. Pero hay algunos documentos que desea conservar indefinidamente. Hacer una práctica de guardar los documentos que necesitará para el futuro dará sus frutos en ahorros impositivos más adelante. Aquí hay un resumen de esos documentos y por qué debería conservarlos.

Copias de devoluciones

El IRS tiene un tiempo limitado para auditar las declaraciones (generalmente tres años a partir de la fecha de vencimiento de la declaración). Sin embargo, este límite no se aplica si el IRS cree que nunca presentó una declaración. Si el IRS le envía una carta indicándole que nunca presentó una solicitud, depende de usted demostrar lo contrario. Para hacer esto, conserve una copia de su declaración para siempre, junto con el comprobante de presentación. El tipo de prueba depende de cómo presentó su declaración:

• Para devoluciones en papel: un recibo registrado o certificado o el recibo de un transportista privado (por ejemplo, FedEx, UPS).
• Para devoluciones electrónicas: el correo electrónico que confirma su devolución fue aceptado para su presentación. Si utiliza software para archivar, el software genera el correo electrónico (por ejemplo, TurboTax le envía un correo electrónico). Si utiliza un preparador pagado, solicite un reconocimiento del preparador de que su declaración fue aceptada para su presentación.

Lo mismo es cierto para las declaraciones de impuestos estatales. Guarde para siempre una copia de la declaración de impuestos estatales, junto con un comprobante de presentación.

Documentos para su hogar

Para muchas personas, una residencia personal es su activo individual más grande y uno que puede generar una factura de impuestos considerable cuando se vende. La ley fiscal permite hasta $ 250, 000 de ganancia en la venta de una residencia principal ($ 500, 000 para contribuyentes conjuntos) si se cumplen ciertas condiciones. Si no se cumplen estas condiciones, o si la ganancia excede el límite en dólares, se obtiene una ganancia imponible. Para minimizar la ganancia, es útil maximizar la base del hogar. La base, que comienza con lo que pagó por la casa, se puede aumentar mediante mejoras capitales, como una adición, un techo nuevo, electrodomésticos, una piscina enterrada y jardines.

Cuanto más tiempo sea propietario de la casa, más probable es que (a) el precio que obtenga cuando venda sea más alto de lo que pagó y (b) que haya invertido más dinero en la casa para mejoras. Encuentre una lista de mejoras de capital para las que debe guardar los recibos u otro comprobante de pago en la Publicación 523 del IRS (actualización de 2017 no publicada al momento de la redacción).

Además de las mejoras en el hogar, conserve su declaración de liquidación inicial y otros documentos relacionados con la compra. Esto le permite agregar a su base de costos lo siguiente:

• tarifas de resumen (resumen de tarifas de título)
• cargos por instalar servicios públicos
• honorarios legales (incluidos los honorarios para una búsqueda de título, preparación del contrato de venta y preparación de la escritura)
• tarifas de grabación
• honorarios de encuesta
• seguro de título
• transferir o estampar impuestos

Mantenga un registro de estos gastos durante el tiempo que sea propietario de su casa, y luego durante al menos tres años después de presentar su declaración informando la venta. El período de tres años en la mayoría de los casos es el momento en que el IRS puede cuestionar su posición.

Costos de adquisición de propiedad

Como en el caso de las mejoras en el hogar, desea mantener registros relacionados con otras propiedades: acciones, una casa de vacaciones, propiedades en alquiler o obras de arte. Nuevamente, necesita saber cuánto pagó por la propiedad, incluidas las comisiones y otros costos de adquisición, para poder calcular adecuadamente las ganancias cuando venda. Si no lo hace, es posible que tenga que pagar más impuestos de lo que debería pagar (depende de usted probar su base impositiva si el IRS impugna su declaración).

Como en el caso de los registros relacionados con su hogar, conserve estos registros durante el tiempo que sea propietario de la propiedad, y luego durante al menos tres años después de presentar su declaración informando la venta de la propiedad.

Nota: Las empresas de corretaje y las compañías de fondos mutuos ahora deben proporcionar información básica sobre ciertos valores (por ejemplo, acciones adquiridas de ellos desde 2011). Sin embargo, es aconsejable que conserve esta información en caso de que cambie de empresa o que las empresas se fusionen y sus registros se pierdan (sucede).

Propiedad heredada

Cuando hereda una propiedad, su base impositiva se convierte en el valor de la propiedad en la fecha de la muerte de la persona que se la dejó a usted (llamada base intensificada). Las grandes propiedades (aquellas valoradas en más de $ 11, 180, 000 para los fallecidos en 2018) informan el valor en una declaración de impuestos federales (Formulario 706). Las fincas más pequeñas pueden tener que informar el valor de la propiedad en los formularios estatales de impuestos de defunción, incluso si no se debe presentar una declaración federal. Solicite esta información al albacea, administrador o representante personal del patrimonio. (La nueva legislación tributaria duplicó el monto de exclusión básica para el impuesto al patrimonio de aproximadamente $ 5 millones a $ 10 millones).

Para las propiedades que no están obligadas a presentar dichas declaraciones, depende de los herederos determinar el valor, que se convierte en la base de la propiedad. Si hereda valores que cotizan en bolsa, obtenga el valor de ellos para la fecha de fallecimiento. Si hereda bienes inmuebles, es posible que desee obtener una evaluación de la hora de la muerte para que pueda demostrar su base más adelante. Nuevamente, al igual que con otras propiedades, conserve esta información mientras sea el propietario de la propiedad, más el período en el que el IRS puede cuestionar su informe de una venta.

La línea de fondo

El mantenimiento de registros puede parecer tedioso y engorroso. Cree un sistema de mantenimiento de registros que funcione para usted. Simplifique sus documentos creando un registro electrónico (p. Ej., Escanee los documentos que desea conservar y guárdelos en un archivo en su computadora portátil, en una unidad flash o en la nube).

De hecho, mantener copias de sus registros clave en la nube y / o en algún otro lugar también es una protección importante. Las computadoras portátiles y las unidades flash pueden bloquearse o perderse. E incluso con registros electrónicos, archiva los documentos en papel, por si acaso. Podría ahorrarle muchos problemas si usted, o sus herederos, los necesitan en el futuro.