Gestión de transacciones digitales (DTM)
Digital Transaction Management (DTM) utiliza sistemas informáticos en lugar de papel para gestionar los acuerdos comerciales de forma rápida, precisa y segura. DTM es un servicio 100% digital basado en la nube que acelera el proceso de firma de contratos y reduce la cantidad de errores que se pueden cometer en el camino, ya que los documentos se pueden firmar y transmitir instantáneamente en línea en lugar de tener que imprimirlos, firmarlos físicamente, escaneado y enviado por correo electrónico, o devuelto por correo.
Desglosando la gestión de transacciones digitales (DTM)
La tecnología DTM crea firmas digitales que son altamente seguras y autenticadas, lo que las hace más legalmente exigibles que las firmas tradicionales. Además, debido a que está basado en la nube, DTM permite a las empresas acceder a documentos clave y hacer negocios en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Beneficios de gestión de transacciones digitales
DTM beneficia a las organizaciones al reducir el tiempo de transacción y mejorar la experiencia del cliente. El estándar de la industria para DTM se llama xDTM, y tiene requisitos de privacidad, seguridad, universalidad, escalabilidad, disponibilidad, exigibilidad, apertura y cumplimiento. Los directores de información (CIO) y los ejecutivos de compañías como DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel y UPS ayudan a administrar este estándar. DTM requiere que los expertos de la industria creen e implementen las mejores prácticas para profesionales en diferentes campos, desde médicos hasta abogados y trabajadores del gobierno. Por ejemplo, cuando se usa DTM en un entorno de atención médica, el estándar de privacidad podría ser primordial, mientras que en finanzas, el estándar de seguridad podría obtener la mejor facturación.
Cada aspecto de un negocio puede cosechar los beneficios de DTM.
- En ventas, se puede usar para acuerdos de compensación, acuerdos de referencia, nuevos registros de clientes y acuerdos de términos y condiciones.
- Los departamentos de recursos humanos pueden usarlo para la documentación de nuevas contrataciones, acuerdos de confidencialidad y formularios de nómina.
- Los departamentos de finanzas pueden usarlo para el procesamiento de facturas, la transferencia de activos y las cuentas de jubilación.
- En TI, se puede utilizar para la gestión de acceso y la autorización de mantenimiento.
- Los equipos legales pueden usar DTM para la gestión de contratos y el cumplimiento interno.
- El personal de adquisiciones puede usarlo para órdenes de compra y declaraciones de trabajo.
Gestión de transacciones digitales en la práctica
Las empresas pueden adoptar DTM más fácilmente si cambian sus procesos en papel existentes a procesos completamente digitales de principio a fin. Los procesos basados en papel, aunque son más familiares y cómodos para muchos usuarios, no son tan seguros o confiables como piensan algunos usuarios. Los documentos en papel pueden perderse, no son muy seguros y pueden ser difíciles de controlar. Una empresa puede optar por implementar DTM en un solo departamento o implementarlo en toda la empresa.
DocuSign, Adobe y VASCO Data Security (anteriormente Silanis) son tres jugadores principales en el mercado DTM. Todos se especializan en firmas digitales. Otras compañías importantes de DTM incluyen Box, que proporciona almacenamiento en la nube, colaboración en equipo y automatización del flujo de trabajo para las empresas; Fluix, que almacena archivos, facilita la colaboración de documentos y convierte documentos en papel en archivos digitales, además de ofrecer firmas electrónicas; y MiForms, que ayuda a los empleados a recopilar datos, GPS, fotos, códigos de barras y firmas en el campo. Hay varias otras compañías de DTM, por lo que los usuarios potenciales deben realizar una comparación de costos y características, que cambian con frecuencia. Algunas empresas atienden a pequeñas empresas, mientras que otras se centran en soluciones de nivel empresarial. Una forma práctica de examinar a los proveedores es ver a quién enumeran como clientes.
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