El Propósito del Formulario 941 del IRS

Si tiene empleados, incluido usted mismo, tiene varias obligaciones de impuestos laborales. Estos incluyen la retención de impuestos sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare (FICA) de los cheques de pago de los empleados y el pago de la parte del empleador de FICA. Excepto para empleadores muy pequeños, los impuestos de empleo deben depositarse electrónicamente de acuerdo con un cronograma (generalmente mensual o quincenal). Estos pagos de impuestos se informan al IRS trimestralmente en el Formulario 941, Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador.

Conceptos básicos de forma

El formulario 941 es un formulario de dos páginas que consta de cinco partes:

• Informacion del empleador. La parte superior de la página uno del formulario se utiliza para proporcionar el nombre del empleador (incluido un nombre comercial, si no es el nombre del empleador), la dirección y el número de identificación del empleador (EIN). Además, el empleador debe indicar el trimestre para el cual se presenta el formulario: primer trimestre (enero, febrero y marzo), segundo trimestre (abril, mayo y junio), tercer trimestre (julio, agosto y septiembre) y cuarto trimestre (octubre, Noviembre y diciembre).
• Parte 1. Este es el corazón del formulario porque muestra la cantidad de empleados, la compensación pagada y los impuestos adeudados. Una descripción mayor de esto está abajo. Esta parte muestra si el empleador debe impuestos (saldo adeudado) o ha pagado impuestos sobre el empleo en exceso. Un pago en exceso se puede aplicar hacia el próximo trimestre o se puede recibir como reembolso (la opción se indica en esta parte del formulario).
• Parte 2. Esta parte, que se encuentra en la parte superior de la página 2, explica el calendario de depósitos de impuestos para los impuestos laborales. El cronograma de depósitos para la mayoría de los empleadores es mensual (aquí se ingresa un desglose de la obligación tributaria por mes) o quincenal. (Existe un requisito de depósito al día siguiente para los impuestos que exceden los $ 100, 000; los impuestos de menos de $ 2, 500 se pueden pagar con el formulario y no se deben depositar).
• Parte 3. Esta parte se usa para responder dos preguntas sobre el negocio del empleador: si ha cerrado o dejado de pagar salarios (y la fecha en que esto sucedió) y si hay empleados de temporada (por lo que no se requiere un formulario trimestral para cada trimestre) .
• Parte 4. Si el empleador quiere que el IRS hable con un tercero, como un CPA, esta parte se usa para ingresar el número de teléfono y un número de identificación personal de cinco dígitos auto-seleccionado del tercero (designado).
• Parte 5. Esta parte es para la firma del empleador. También incluye la fecha de la firma y un número de teléfono durante el día.

Si un preparador pagado completó el formulario, la información del preparador se incluye al final del formulario, incluyendo:

• nombre
• firma
• nombre de la empresa (o el nombre del preparador si trabaja por cuenta propia sin un nombre de empresa)
• habla a
• Número de identificación fiscal del preparador (PTIN)
• fecha de firma
• Número de identificación del empleador (EIN) del preparador o la empresa
• número de teléfono

Si los depósitos no coinciden con la cantidad de impuestos sobre el empleo adeudados para el trimestre, un formulario puede acompañar un pago. Al realizar un pago con el Formulario 941, incluya el Formulario 941-V, Comprobante de pago, que ayuda al IRS a procesar el pago correctamente.

Impuestos declarados en el formulario

Como se mencionó anteriormente, la Parte 2 se usa para informar la cantidad de impuestos pagados sobre salarios, propinas y otras compensaciones. Hay cuatro tipos de impuestos:

• impuestos sobre la renta retenidos de los cheques de pago de los empleados (línea 3).
• Impuestos del Seguro Social sobre los salarios (línea 5a) o propinas (línea 5b). La tasa impositiva sobre esto es del 12.4% (cubriendo tanto la parte del empleado como la del empleador de este impuesto).
• Impuestos de Medicare (línea 5c). La tasa impositiva sobre esto es de 2.9 por ciento (cubriendo tanto la parte del empleador como la de los empleados de este impuesto).
• Impuestos adicionales de Medicare sobre compensación imponible de más de $ 200, 000. La tasa impositiva sobre esto es 0.9%; Lo pagan únicamente los empleados.

Para pequeños empleadores

Un empleador que debe impuestos de empleo de $ 1, 000 o menos durante el año (una nómina de no más de aproximadamente $ 6, 000) puede presentar el Formulario 944, Declaración de impuestos federales anuales del empleador si se le da permiso al IRS para hacerlo. Llame al 800-829-4933 o envíe una solicitud por escrito, ya que debe recibir permiso antes de presentar este formulario en lugar del Formulario 941.

Formas modificadas

Si necesita corregir el Formulario 941, use el Formulario 941-X, Declaración de impuestos trimestrales ajustados del empleador o Reclamación de reembolso. Por ejemplo, si se subestimaron los salarios o se exageró el impuesto del Seguro Social sobre las propinas, y descubre el error, este formulario se utiliza para corregirlo.

La línea de fondo

Los impuestos laborales son una gran responsabilidad. Obtenga más información sobre qué pagos a los empleados están sujetos a impuestos y cómo calcular los impuestos sobre el empleo en las Publicaciones 15 del IRS (Circular E) y 15-B.

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