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¿Qué es una solicitud?

Una solicitud se refiere al proceso de solicitar formalmente un servicio o artículo, generalmente usando un formulario de solicitud de compra. El proceso de solicitud es una forma estandarizada de realizar un seguimiento y contabilizar todas las solicitudes realizadas dentro de una empresa.

Cómo funciona una solicitud

Una solicitud inicia la solicitud de una acción específica y también registra esa acción para las necesidades de informes posteriores. Por ejemplo, los empleados de una empresa utilizarían una solicitud de compra si necesitaran suministros adicionales. Hubo un tiempo en que las solicitudes se realizaban mediante formularios en papel, pero la mayoría de las empresas ahora utilizan procesos de solicitud digital que permiten un seguimiento más fácil del proceso, incluida una contabilidad del inventario relevante. Estos tipos de solicitudes a menudo actualizan automáticamente el inventario para mejores controles.

Un proceso de solicitud formalizado mejora la eficiencia y la responsabilidad en todos los puntos de contacto. A diferencia de los empleados que simplemente toman los suministros que desean cuando los desean, la solicitud de compra proporciona un método más controlado y documentado para administrar los inventarios de suministros internos y la demanda futura. Por ejemplo, en la profesión médica, los médicos completan un formulario de solicitud cuando solicitan pruebas de laboratorio. Estos formularios digitales incluyen la información de identificación del paciente y otra información médica para garantizar que los pacientes reciban las pruebas de laboratorio correctas.

Los formularios de solicitud generalmente incluyen el nombre de la persona que realiza la solicitud, la fecha de la solicitud, los artículos solicitados, la fecha de entrega, el lugar de entrega y el departamento responsable de cumplir con la solicitud. Los formularios también incluyen la firma de la persona que cumple con la solicitud y la fecha de finalización. En grandes corporaciones con múltiples ubicaciones y compras centralizadas, estos procesos de solicitud son críticos para mantener la productividad de los empleados.

Otro ejemplo de un proceso de solicitud ocurre en el mundo de las finanzas cuando los accionistas eligen solicitar la junta directiva de una empresa para votar sobre las resoluciones propuestas. En esencia, un proceso de solicitud es una clave formalizada de procedimiento documentado para mejorar la eficiencia dentro de un entorno empresarial.

Solicitud de pedido u orden de compra?

Una solicitud de compra es una forma interna utilizada para la adquisición de bienes y servicios y no tiene obligaciones contractuales legales o vinculantes. Una orden de compra es un acuerdo contractual utilizado por las empresas cuando solicitan bienes y servicios a un proveedor externo. Por ejemplo, una compañía que ordena suministros de una tienda de oficina emitirá una orden de compra que detalla los artículos que se compran, sus precios, condiciones de pago, fechas de entrega y cualquier descuento especial ofrecido por pago anticipado. El formulario interno de solicitud de compra en una empresa es para empleados que desean solicitar suministros para sus departamentos o para ellos mismos. A menudo, estos formularios requieren aprobación administrativa.

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