6 pasos para un mejor presupuesto empresarial

Acaba de comprar o abrir una pequeña empresa y conoce su oficio. Pero cuando se trata de la contabilidad, y más específicamente, el presupuesto, su conjunto de habilidades es deficiente. La buena noticia es que es posible obtener un presupuesto, o al menos una buena estimación de lo que se necesitará en términos de dólares y centavos con bastante facilidad.

La estimación y la correspondencia de los gastos con los ingresos (reales o anticipados) es importante porque ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a determinar si tienen suficiente dinero para financiar operaciones, expandir el negocio y generar ingresos para ellos mismos. Sin un presupuesto o un plan, una empresa corre el riesgo de gastar más dinero del que está recibiendo o, por el contrario, no gastar suficiente dinero para hacer crecer el negocio y competir.

Comenzando con un presupuesto

Cada propietario de un negocio tiende a tener un proceso, situación o forma de presupuestar ligeramente diferente. Sin embargo, hay algunos parámetros que se encuentran en casi todos los presupuestos que puede emplear.

Por ejemplo, muchos dueños de negocios deben pagar el alquiler o la hipoteca. También tienen facturas de servicios públicos, gastos de nómina, gastos de bienes vendidos (materias primas), intereses y pagos de impuestos. El punto es que cada propietario de una empresa debe considerar estos artículos y cualquier otro costo específicamente asociado con la empresa al establecer una tienda o hacerse cargo de una empresa existente.

6 pasos para un mejor presupuesto empresarial

Con un negocio que ya está en funcionamiento, puede hacer suposiciones de ingresos futuros en función de las tendencias recientes en el negocio. Si el negocio es una startup, tendrá que hacer suposiciones basadas en su área geográfica, horas de operación e investigando otros negocios locales. Los propietarios de pequeñas empresas a menudo pueden tener una idea de qué esperar visitando otras empresas que están a la venta y haciendo preguntas sobre los ingresos semanales y los patrones de tráfico.

Después de investigar esta información, debe hacer coincidir los ingresos de la empresa con los gastos. El objetivo es determinar cómo sería un gasto semanal promedio por gastos generales, servicios públicos, mano de obra, materias primas, etc. Con base en esta información, es posible que pueda estimar o pronosticar si tendrá suficiente dinero extra para expandir el negocio o para ahorrar algo de dinero. Por otro lado, los propietarios pueden darse cuenta de que para tener tres empleados en lugar de dos, el negocio tendrá que generar más ingresos cada semana.

Estos seis consejos simples lo ayudarán a elaborar un presupuesto de primera clase para pequeñas empresas:

1. Verifique los estándares de la industria

No todas las empresas son iguales, pero hay similitudes. Por lo tanto, haga algunos deberes y examine Internet para obtener información sobre la industria, hable con los propietarios de negocios locales, visite la biblioteca local y consulte el sitio web del IRS para tener una idea del porcentaje de los ingresos que se destinarán probablemente a agrupaciones de costos.

Las pequeñas empresas pueden ser extremadamente volátiles, ya que son más susceptibles a las crisis de la industria que los competidores más grandes y más diversificados. Entonces, solo necesita buscar un promedio aquí, no detalles.

2. Haz una hoja de cálculo

Antes de comprar o abrir un negocio, construya una hoja de cálculo para estimar la cantidad total en dólares y el porcentaje de sus ingresos que se asignarán a las materias primas y otros costos. Es una buena idea ponerse en contacto con cualquier proveedor con el que tenga que trabajar antes de continuar. Haga lo mismo para alquileres, impuestos, seguro (s), etc. (Para obtener más ideas sobre cómo establecer un presupuesto, lea "Conceptos básicos de presupuesto: cómo configurar un presupuesto").

3. Factor en algo de holgura

Recuerde que aunque puede estimar que el negocio generará una cierta tasa de crecimiento de ingresos en el futuro o que ciertos gastos serán fijos o pueden ser controlados, estos son estimados y no están establecidos en piedra. Debido a esto, es aconsejable tener en cuenta un poco de holgura y asegurarse de tener dinero más que suficiente ahorrado (o entrando) antes de expandir el negocio o contratar nuevos empleados.

4. Busque reducir costos

Si los tiempos son ajustados y se debe encontrar dinero en algún lugar para pagar una factura crucial, anunciar o capitalizar una oportunidad, considere reducir los costos. Específicamente, eche un vistazo a los elementos que se pueden controlar en gran medida. Otro consejo es esperar para realizar compras hasta el inicio de un nuevo ciclo de facturación, o aprovechar al máximo las condiciones de pago ofrecidas por los proveedores y los acreedores. Algunas maniobras reflexivas aquí podrían proporcionar al dueño del negocio la sala de expansión y respiración que tanto necesita.

5. Revise el negocio periódicamente

Si bien muchas empresas redactan un presupuesto anualmente, los propietarios de pequeñas empresas deberían hacerlo con más frecuencia. De hecho, muchos propietarios de pequeñas empresas se encuentran planeando con solo uno o dos meses de anticipación porque los negocios pueden ser bastante volátiles y los gastos inesperados pueden desechar los supuestos de ingresos.

(Para obtener más información, consulte "Establecimiento de objetivos presupuestarios").

6. Compare precios para servicios / proveedores

No tenga miedo de buscar nuevos proveedores o ahorrar dinero en otros servicios que se realizan para su negocio. Esto puede y debe hacerse en varias etapas, incluso al comprar o iniciar un negocio, al establecer presupuestos anuales o mensuales, y durante revisiones periódicas de negocios.

La línea de fondo

El presupuesto es un proceso fácil pero esencial que los propietarios de negocios utilizan para pronosticar (y luego hacer coincidir) los ingresos actuales y futuros con los gastos. El objetivo es asegurarse de que haya suficiente dinero disponible para mantener el negocio en funcionamiento, hacer crecer el negocio, competir y garantizar un fondo de emergencia sólido.