Plan responsable
Un plan responsable es un plan que sigue las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para reembolsar a los trabajadores los gastos comerciales en los que el reembolso no se cuenta como ingreso. Esto significa que los reembolsos no están sujetos a retenciones de impuestos o informes W-2. Sin embargo, estos gastos deben estar relacionados con el negocio para caer bajo un plan responsable.
Para llevar clave
- Un plan responsable es un proceso de reembolso a los empleados por sus costos relacionados con el trabajo.
- Los planes responsables no están sujetos a impuestos, ya que no se consideran una forma de compensación laboral.
- Los costos solo pueden considerarse parte de un plan contable si están relacionados con el negocio, se informan con precisión y si se devuelven los reembolsos excesivos.
- Si un costo reembolsado se considera no responsable, está sujeto a impuestos por el IRS. Los fondos excedentes generalmente deben devolverse dentro de los 120 días.
Cómo funciona un plan responsable
Un plan responsable difiere de un plan no responsable. Si el plan de reembolso de una empresa no cumple con los requisitos del IRS para un plan responsable, el plan no es responsable y el reembolso de los gastos se considera parte de la compensación del empleado y, por lo tanto, está sujeto a retención y debe informarse en el formulario W de un empleado .
De acuerdo con las reglas del IRS, según un plan contable, los gastos se reembolsan si están relacionados con el negocio y se contabilizan adecuadamente. Además, los montos pagados que excedan los costos reales deben devolverse a la empresa dentro de un plazo específico. Los gastos relacionados con el negocio incurridos por los empleados pueden incluir cosas como viajes, comidas, alojamiento, entretenimiento o transporte. Los empleados deben contabilizar adecuadamente los gastos con registros y devolver cualquier reembolso en exceso dentro de un período de tiempo razonable.
Los empleadores no están obligados a presentar los detalles de su plan al IRS, pero deben poder demostrar que cumplen con los requisitos de un plan responsable.
Los empleadores a menudo pueden utilizar requisitos más estrictos del plan de rendición de cuentas que los publicados por el IRS.
Requisitos para un plan responsable
Los requisitos para un plan responsable son que están relacionados con el negocio, que los gastos de los empleados se contabilizan adecuadamente a su empleador de manera razonable y oportuna, y que cualquier reembolso en exceso debe devolverse al empleador dentro de un período de tiempo razonable.
Para que los gastos se consideren relacionados con el negocio, deben (sin apretar) cumplir con los siguientes requisitos: que los costos se deben incurrir en el curso del empleo, y que cualquier gasto que se combina entre un gasto personal y un gasto comercial se contabiliza adecuadamente como tal, dividiendo el gasto entre el empleador y el empleado. Un ejemplo común es el de un automóvil personal que se usa para viajes de negocios: en tal caso, se puede esperar que un empleado contabilice las millas en las que se incurrió durante el transcurso de su transporte personal y el transporte relacionado con el trabajo, dividiendo los costos apropiadamente.
La contabilidad adecuada suele estar sujeta a la confirmación de un tercero con el fin de demostrar que los fondos de los empleados estaban relacionados con el negocio. Los recibos son una forma común de verificación de terceros que los empleados utilizarán para demostrar la legitimidad de sus solicitudes de financiación. Sin embargo, hay excepciones a esta regla, incluidos los casos de costos de no alojamiento que ascienden a menos de $ 75, el reembolso de comidas que cae dentro de los estándares de dietas del IRS y los costos de transporte para los cuales es difícil obtener un comprobante oficial de pago, como los taxis., subterráneos y autobuses. En general, la expectativa de la devolución de los fondos de reembolso en exceso es que dichos fondos se devuelvan al empleador dentro de los 120 días de su desembolso.
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