Cuentas por pagar (AP)
Cuentas por pagar (AP) es una cuenta dentro del libro mayor que representa la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo con sus acreedores o proveedores. Otro uso común de "AP" se refiere al departamento o división comercial responsable de realizar los pagos que la empresa debe a los proveedores y otros acreedores.
Para llevar clave
- Las cuentas por pagar son montos adeudados a vendedores o proveedores por bienes o servicios recibidos que aún no han sido pagados.
- La suma de todas las cantidades pendientes adeudadas a los proveedores se muestra como el saldo de las cuentas por pagar en el balance general de la compañía.
- El aumento o disminución en el AP total del período anterior aparece en el estado de flujo de efectivo.
- La gerencia puede elegir pagar sus facturas pendientes tan cerca de sus fechas de vencimiento como sea posible para mejorar el flujo de caja.
Cuentas por pagar
Comprender las cuentas por pagar (AP)
El saldo total de las cuentas por pagar (AP) de una compañía en un momento específico aparecerá en su balance general en la sección de pasivos actuales. Las cuentas por pagar son deudas que deben pagarse dentro de un período determinado para evitar el incumplimiento. A nivel corporativo, AP se refiere a pagos de deuda a corto plazo debido a proveedores. El pago es esencialmente un pagaré a corto plazo de un negocio a otro negocio o entidad. La otra parte registraría la transacción como un aumento de sus cuentas por cobrar en la misma cantidad.
Cuentas por pagar (AP) es una figura importante en el balance de una empresa. Si AP aumenta durante un período anterior, eso significa que la compañía está comprando más bienes o servicios a crédito, en lugar de pagar en efectivo. Si el AP de una empresa disminuye, significa que la empresa está pagando sus deudas del período anterior a un ritmo más rápido que el que está comprando nuevos artículos a crédito. La gestión de las cuentas por pagar es fundamental para gestionar el flujo de caja de una empresa.
Cuando se utiliza el método indirecto para preparar el estado de flujo de efectivo, el aumento o disminución neta en AP del período anterior aparece en la sección superior, el flujo de efectivo de las actividades operativas. La gerencia puede usar AP para manipular el flujo de efectivo de la compañía hasta cierto punto. Por ejemplo, si la gerencia desea aumentar las reservas de efectivo durante un cierto período, puede extender el tiempo que la empresa tarda en pagar todas las cuentas pendientes en AP. Sin embargo, esta flexibilidad para pagar más tarde debe compararse con las relaciones continuas que la empresa tiene con sus proveedores. Siempre es una buena práctica comercial pagar las facturas en las fechas de vencimiento.
Registro de cuentas por pagar (AP)
La contabilidad adecuada de doble entrada requiere que siempre haya un débito y crédito compensatorio para todas las entradas realizadas en el libro mayor. Para registrar las cuentas por pagar, el contador acredita las cuentas por pagar cuando se recibe la factura o factura. La compensación de débito para esta entrada es típicamente a una cuenta de gastos para el bien o servicio que se compró a crédito. El débito también podría ser a una cuenta de activo si el artículo comprado era un activo capitalizable. Cuando se paga la factura, el contador carga las cuentas por pagar para disminuir el saldo del pasivo. El crédito de compensación se realiza en la cuenta de efectivo, lo que también disminuye el saldo de efectivo.
Por ejemplo, imagine que una empresa recibe una factura de $ 500 por suministros de oficina. Cuando el departamento de AP recibe la factura, registra un crédito de $ 500 en cuentas por pagar y un débito de $ 500 a gastos de suministros de oficina. El débito de $ 500 para gastos de suministros de oficina fluye a través del estado de resultados en este punto, por lo que la compañía ha registrado la transacción de compra a pesar de que no se ha pagado el efectivo. Esto está en línea con la contabilidad de acumulación, donde los gastos se reconocen cuando se incurre en lugar de cuando el efectivo cambia de manos. Luego, la compañía paga la factura y el contador ingresa un crédito de $ 500 a la cuenta de efectivo y un débito de $ 500 a las cuentas por pagar.
Una compañía puede tener muchos pagos pendientes debido a proveedores en cualquier momento. Todos los pagos pendientes debidos a proveedores se registran en cuentas por pagar. Como resultado, si alguien observa el saldo de las cuentas por pagar, verá el monto total que la empresa debe a todos sus proveedores y prestamistas a corto plazo. Este monto total aparece en el balance general. Por ejemplo, si el negocio anterior también recibió una factura por servicios de cuidado del césped por un monto de $ 50, el total de ambas entradas en las cuentas por pagar equivaldría a $ 550 antes de que la compañía cancele esas deudas.
Cuentas por pagar versus cuentas por pagar comerciales
Aunque algunas personas usan las frases "cuentas por pagar" y "cuentas por pagar comerciales" indistintamente, las frases se refieren a situaciones similares pero ligeramente diferentes. Las cuentas por pagar comerciales constituyen el dinero que una empresa le debe a sus proveedores por bienes relacionados con el inventario, como suministros comerciales o materiales que forman parte del inventario. Las cuentas por pagar incluyen todas las deudas u obligaciones a corto plazo de la compañía.
Por ejemplo, si un restaurante debe dinero a una compañía de alimentos o bebidas, esos artículos son parte del inventario y, por lo tanto, parte de sus cuentas por pagar comerciales. Mientras tanto, las obligaciones con otras compañías, como la compañía que limpia los uniformes del personal del restaurante, entra en la categoría de cuentas por pagar. Ambas categorías pertenecen a la categoría de cuentas por pagar más amplias, y muchas compañías combinan ambas bajo el término cuentas por pagar.
Cuentas por pagar versus cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son esencialmente opuestos. Las cuentas por pagar son el dinero que una compañía le debe a sus proveedores, mientras que las cuentas por cobrar es el dinero que se le debe a la compañía, generalmente por parte de los clientes. Cuando una compañía realiza transacciones con otra a crédito, una registrará una entrada en las cuentas por pagar en sus libros, mientras que la otra registrará una entrada en las cuentas por cobrar.
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