Entendiendo 'Per Diem'

La tarifa "por día" o por día es un monto fijo de reembolso pagado a los empleados por el alojamiento diario, las comidas y los gastos incidentales incurridos durante los viajes de negocios. Las tarifas son establecidas cada año por la Administración de Servicios Generales (GSA) para destinos dentro de los Estados Unidos continentales; El Departamento de Defensa establece las tasas no extranjeras (por ejemplo, Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam) y el Departamento de Estado establece las tasas extranjeras (en cualquier lugar fuera de los EE. UU. y sus territorios).

Si viaja por negocios o tiene empleados que viajan, es importante comprender las dietas, que ofrecen una alternativa al reembolso basado en registros detallados de gastos y requiere una contabilidad menos elaborada. Aquí, respondemos las preguntas que pueda tener sobre las dietas, cómo funciona y qué implica en términos de impuestos.

¿Qué cubre Per Diem?

La GSA desglosa las tasas de viáticos en dos categorías:

• Comidas y gastos incidentales (M&IE)
• Alojamiento

Comidas y gastos incidentales

La categoría de comidas y gastos imprevistos (M&IE) cubre todas las comidas (desayuno, almuerzo y cena), servicio a la habitación, lavandería, tintorería, planchado de ropa y tarifas y propinas para las personas que brindan servicios, como servidores de alimentos y equipaje. transportistas Las tarifas por día para las comidas varían según la ubicación y se clasifican en seis niveles.

Las principales ciudades suelen tener el nivel máximo por día de $ 76 (para el año fiscal 2019); Las ciudades más pequeñas que albergan importantes viajes de negocios tienen dietas que se encuentran entre los niveles 2 y 5 ($ 56 a $ 71). Las áreas que normalmente no son visitadas por viajeros de negocios tendrán una tarifa mínima de $ 55.

Gastos de alojamiento

La categoría de alojamiento cubre alojamientos para pernoctaciones, como hoteles, moteles, posadas, resorts y apartamentos. Se establece una tarifa de viáticos por separado para M&IE y alojamiento para cada ubicación. Por ejemplo, para el año fiscal 2019, las tarifas de viáticos para Atlanta oscilan entre $ 152 y $ 159 por alojamiento y $ 66 por M&IE. Para Chicago, las tarifas de alojamiento oscilan entre $ 131 y $ 223, según el mes, y el M&IE por día es de $ 76.

Por qué las tarifas difieren según la ubicación

Las tarifas por día se basan en el costo de vida de un área. Las tarifas por día en las grandes ciudades, como Chicago, Nueva York y Los Ángeles, son más altas que las áreas no metropolitanas porque los bienes y servicios en las ciudades más grandes generalmente son más caros. Las tarifas de alojamiento también pueden variar según el mes en respuesta a la oferta y la demanda. El alojamiento más alto por día en la ciudad de Nueva York, por ejemplo, coincide con el otoño, la temporada que atrae a la mayoría de los turistas y viajeros de negocios. Las tarifas por día se actualizan anualmente y entran en vigencia el 1 de octubre, el primer día del año fiscal del gobierno federal.

Encontrar tarifas para cada ubicación

Solicite al departamento de Recursos Humanos o Contabilidad de su empleador tarifas específicas, o busque la información visitando el sitio web de GSA, donde puede buscar por ciudad, estado o código postal para el año fiscal actual (del 1 de octubre al 30 de septiembre). Si desea ver el próximo año fiscal o cualquier otro año desde 1997, busque por estado y seleccione el año apropiado en el menú desplegable. Haga clic en "Buscar tarifas diarias" para ver los resultados, que se desglosan por destino principal, condado, alojamiento máximo por mes y comidas y gastos incidentales (M&IE).

Si busca un área que no está cubierta por las tablas de GSA (por ejemplo, Hawai, que no es parte de los Estados Unidos continentales), aparecerán dos enlaces que lo dirigirán al sitio web apropiado: el Departamento de Defensa para extranjeros. viajes (Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam) y el Departamento de Estado para todos los destinos extranjeros.

La tarifa estándar por día

Se aplica una tarifa estándar de $ 55 por día para M&IE y una tarifa estándar de $ 94 por día para alojamiento (el año fiscal 2019) a cualquier ubicación que no tenga una tarifa específica en las tablas de GSA. Esto es válido para todos los estados en los Estados Unidos continentales.

Uso del empleador de las tarifas de GSA

Si bien la mayoría de las empresas utilizan las tarifas por día establecidas por la GSA, pueden utilizar métodos de reembolso alternativos. Por ejemplo, los empleadores pueden usar el método de IRS alto-bajo, que establece una tarifa plana por día para ubicaciones de alto costo (por ejemplo, Nueva York, Chicago y el Distrito de Columbia), y una tarifa plana para todas las demás ubicaciones. Para viajar a partir del 1 de octubre de 2018, la tarifa es de $ 287 ($ 71 si solo M&IE) para viajar a cualquier área de alto costo y $ 195 ($ 60 M&IE) para viajar a cualquier otro lugar en los Estados Unidos continentales.

Impuestos sobre reembolsos por día

Los pagos por día no se consideran salarios, y, por lo tanto, no están sujetos a impuestos, siempre que cumplan ciertas condiciones. Estará sujeto a impuestos si se cumple alguna de las siguientes condiciones

• El pago es más que la tarifa federal permitida por día
• No presentó un informe de gastos con su empleador
• Su informe de gastos no incluía la fecha, hora, lugar, monto y propósito comercial del gasto
• Su empleador le dio un viático y no requirió un informe de gastos.

Si alguna de las situaciones anteriores es cierta, sus viáticos se considerarán salarios y estarán sujetos a retención de impuestos sobre la renta e impuestos sobre la nómina. Su empleador informará el monto en su formulario W-2. Si es solo que su viático estaba por encima de la tarifa federal permitida por viático, solo la cantidad en exceso se considerará salario.

Para corroborar su viaje y los gastos relacionados, se le pedirá que mantenga un registro que incluya los días que viajó por negocios, a dónde fue y el propósito comercial del viaje. Nota: si su viaje de negocios dura más de un año en un lugar, incluso si involucra dos o más asignaciones separadas, es posible que no sea elegible para la exención de impuestos de acuerdo con las reglas de impuestos por día. Para evitar consecuencias fiscales desfavorables, consulte con su asesor fiscal antes de embarcarse en un viaje de negocios extendido.

Per Diem como alternativa salarial

Debido a que los pagos por día no están sujetos a impuestos, algunas personas pueden plantear la pregunta: "¿Puedo aceptar un salario más bajo con viáticos en lugar de un salario más alto sin viáticos?" La respuesta es "no". Las políticas de viáticos no se pueden crear de una manera que permita etiquetar lo que se debe apostar como algo diferente, en este caso, viáticos.

La línea de fondo

Los pagos por día brindan reembolso a los empleados que viajan con fines comerciales. Las tarifas varían según la ubicación y la época del año y se desglosan en dos categorías: a href = "/ articles / personal-finance / 091214 / using-business-credit-cards-Strategically.asp"> alojamiento, comidas y gastos imprevistos (M&IE ) Siempre que sus pagos no excedan la tarifa federal máxima por día, no están sujetos a impuestos; Si los pagos diarios exceden los límites federales, cualquier exceso se gravará como ingreso ordinario.

Las tarifas por día pueden cambiar anualmente, y las leyes de impuestos por día pueden ser complicadas. Consulte a un especialista en impuestos calificado si tiene preguntas o inquietudes sobre la política de viáticos de su empresa.