Gastos administrativos
Los gastos administrativos son los gastos en los que incurre una organización que no están directamente vinculados a una función específica, como la fabricación, la producción o las ventas. Estos gastos están relacionados con la organización como un todo en oposición a un departamento individual o unidad de negocios. Los salarios de los altos ejecutivos y los costos asociados con los servicios generales, como la contabilidad y la tecnología de la información (TI), son ejemplos de gastos administrativos. Tienden a no estar relacionados con los márgenes brutos.
Para llevar clave
- Los gastos administrativos son costos incurridos por una empresa que no están directamente relacionados con una función comercial específica.
- Siempre se incurrirá en cierto nivel de gastos administrativos como parte necesaria de las operaciones.
- Los gastos administrativos son a menudo los primeros identificados durante los recortes presupuestarios porque no tienen un impacto directo en la función comercial principal de una empresa.
- La gerencia puede asignar gastos administrativos a unidades de negocio o departamentos en función de un porcentaje de ingresos, gastos u otras medidas.
Comprender los gastos administrativos
En el estado de resultados, los gastos administrativos se enumeran debajo del costo de los bienes vendidos y pueden mostrarse como un agregado con otros gastos tales como gastos generales o de venta. Los gastos administrativos son necesarios para la operación básica de una entidad. Estos gastos son vitales para el éxito de una empresa, ya que se incurre en ellos para aumentar la eficiencia o cumplir con las leyes y regulaciones.
Una parte de los gastos administrativos generalmente son de naturaleza fija, ya que se incurren como parte de la base de las operaciones comerciales. Estos gastos existirían independientemente del nivel de producción o ventas que ocurran. Otros gastos administrativos son semi-variables. Por ejemplo, un nivel de electricidad mínimo siempre será utilizado por una empresa solo para mantener las luces encendidas y las máquinas necesarias en funcionamiento. Más allá de ese punto, se pueden tomar medidas para reducir los costos de electricidad.
Debido a que los gastos administrativos pueden eliminarse sin un impacto directo en el producto que se vende o produce, generalmente son los primeros gastos identificados para los recortes presupuestarios. Existe una fuerte motivación por parte de la gerencia para mantener bajos gastos administrativos en relación con otros gastos, ya que una organización puede utilizar el apalancamiento de manera más efectiva con menores costos administrativos. Una entidad puede utilizar la relación ventas / administración para medir la porción de los ingresos por ventas atribuibles a cubrir los costos administrativos.
Los gastos administrativos que sean razonables, ordinarios y necesarios para las operaciones comerciales pueden deducirse en la declaración del impuesto sobre la renta corporativo de una empresa. Estos gastos deben deducirse en el año en que se incurrieron y deben haberse utilizado durante el curso habitual de los negocios.
Ejemplos de gastos administrativos
Los salarios y beneficios para ciertos empleados, como los departamentos de contabilidad y TI, se consideran gastos administrativos. Todas las compensaciones y beneficios ejecutivos también se consideran un gasto administrativo. El alquiler del edificio, el seguro, las suscripciones, los servicios públicos y los suministros de oficina pueden clasificarse como gastos generales o administrativos.
Dependiendo del activo que se esté depreciando, el gasto de depreciación puede clasificarse como un gasto general, administrativo o de venta. Las organizaciones pueden optar por incluir honorarios de consultoría y honorarios legales como un gasto administrativo también. Los costos de investigación y desarrollo no se consideran gastos administrativos.
Para ver los costos totales asociados con el funcionamiento de ciertas unidades de negocios, una empresa puede asignar sus gastos administrativos a cada unidad de negocios en función de un porcentaje de ingresos, gastos, pies cuadrados u otra medida. Internamente para la compañía, esto permite a la gerencia tomar decisiones sobre la expansión o reducción de unidades de negocios individuales.
Por ejemplo, si la factura total de electricidad en XYZ Company es de $ 4, 000 por mes, y la empresa registra la factura de electricidad bajo gastos administrativos, puede asignar los costos de electricidad a los departamentos individuales en función de la superficie. Suponga que la instalación de producción es de 2, 000 pies cuadrados, la fabricación es de 1, 500 pies cuadrados, la contabilidad es de 500 pies cuadrados y las ventas son de 500 pies cuadrados. El total de pies cuadrados es de 4, 500, por lo que la factura de electricidad podría asignarse a cada departamento de la siguiente manera: producción $ 1, 777.78 (2, 000 / 4, 500 * $ 4, 000), fabricación $ 1, 333.33 (1, 500 / 4, 500 * $ 4, 000), y la contabilidad y las ventas reciben $ 444.44 (500 / 4, 500 * $ 4, 000).
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