Compras centrales
La compra centralizada es un departamento dentro de una empresa u organización responsable de realizar todas las adquisiciones. Central de compras trabaja con otros departamentos y agencias para consolidar pedidos de productos, y luego usar economías de escala para obtener precios más baratos. Además, las organizaciones utilizan un departamento central de compras para simplificar un presupuesto de adquisiciones o para mantener los gastos de la organización en una ubicación centralizada que pueda verificar fácilmente las discrepancias.
Desglosando las compras centrales
El uso de un departamento central de compras es parte de una estrategia organizacional dirigida a la eficiencia. Si bien la consolidación puede permitir a la organización ordenar bienes en grandes cantidades y reducir costos, también puede ralentizar el proceso de adquisición y evitar que los empleados obtengan los materiales que necesitan de manera oportuna. La planificación centralizada puede resultar en una burocracia más burocrática que puede obstaculizar la innovación al evitar que los departamentos emergentes obtengan los materiales que necesitan.
Las compras centrales pueden funcionar mejor para organizaciones más grandes que están menos dispersas geográficamente. Es posible que no tenga sentido que pequeñas empresas participen en una estrategia de compra central, dados los costos tecnológicos asociados con ella.
Ventajas centrales de compra
La compra centralizada, especialmente en grandes empresas geográficamente diversas, ofrece algunas ventajas clave. Incluyen:
- Evita la duplicación o redundancia de esfuerzos, lo que significa menores costos y procesos estandarizados.
- Permite un control más completo y la optimización del inventario.
- Reduce el número total de personal necesario y facilita la capacitación, que puede verse en costos más bajos.
- La compra por volumen está habilitada, lo que significa mayores descuentos y mejores condiciones.
- La entrega por volumen reduce los costos de entrega, así como el personal necesario para mover y almacenar bienes.
- Permite el mantenimiento centralizado de registros de pedidos e inventario.
- Permite el uso de sistemas computarizados para automatizar el proceso de compra, así como integrarlo con el control de existencias y la contabilidad.
- Proporciona un contacto centralizado conocido para los proveedores, lo que puede generar ahorros de tiempo y costos.
- Puede permitir que el personal de adquisiciones desarrolle mejores relaciones con los proveedores, lo que puede conducir a una mayor colaboración y sugerencias de ahorro de costos.
Desventajas de compras centrales
Incluso con las considerables ventajas, las compras centrales, cuando se ejecutan mal o se emplean incorrectamente, pueden presentar algunas desventajas.
- Un departamento de compras centralizado puede volverse demasiado grande o demasiado complejo para funcionar de manera eficiente.
- Puede haber un retraso en la entrega de bienes esenciales, ya que pueden tener que venir de una ubicación central.
- Si una empresa u otra entidad tiene ubicaciones ampliamente distribuidas en una región o país, es posible que no pueda aprovechar los descuentos locales.
- La inversión en personas y tecnología necesaria para administrar eficazmente una oficina central de compras puede conducir a una inversión insuficiente y, por lo tanto, a la ineficiencia.