Cómo funciona el presupuesto para empresas

Un presupuesto es un pronóstico de ingresos y gastos durante un período futuro específico. Los presupuestos son utilizados por corporaciones, gobiernos y hogares. Los presupuestos son una parte integral de la gestión eficiente de un negocio. El presupuesto para las empresas sirve como un plan de acción para los gerentes, así como un punto de comparación al final de un período.

El proceso de presupuestación para las empresas puede ser desafiante, especialmente si los clientes no pagan a tiempo o los ingresos y las ventas son intermitentes. Existen varios tipos de presupuestos que utilizan las empresas, incluidos los presupuestos operativos y los presupuestos maestros, así como los presupuestos estáticos y flexibles. En este artículo, exploramos cómo las empresas abordan la elaboración de presupuestos, así como también cómo las empresas se enfrentan a la falta de presupuesto.

Para llevar clave

• Un presupuesto es un pronóstico de ingresos y gastos durante un período específico. Los presupuestos son una parte integral de la gestión eficiente de un negocio.
• Un presupuesto estático es un presupuesto con números basados ​​en productos e insumos planificados para cada una de las divisiones de la empresa.
• Un presupuesto de flujo de efectivo ayuda a los gerentes a determinar la cantidad de efectivo que genera una empresa durante un período.
• Los presupuestos flexibles contienen los resultados reales y se comparan con el presupuesto estático de la compañía para identificar cualquier variación.

Cómo funcionan los presupuestos

Cuando la mayoría de la gente piensa en los presupuestos, viene a la mente el presupuesto del hogar. Aunque el proceso de presupuestación para las empresas puede volverse complejo, un presupuesto generalmente compara los ingresos o ganancias de una empresa versus sus costos o gastos en un período determinado.

Por supuesto, determinar y pronosticar cuánto gastar en diversos gastos y proyectar ventas es solo una parte del proceso. Los ejecutivos de la compañía también tienen que lidiar con una miríada de otros factores, incluidos los gastos de capital proyectados, que son grandes compras de activos fijos como maquinaria o una nueva fábrica.

Las empresas también deben planificar sus necesidades actuales de efectivo, déficit de ingresos y el contexto económico. Independientemente del tipo de negocio, la capacidad de medir el rendimiento utilizando presupuestos es fundamental para la salud financiera general de una empresa.

Tipos de presupuestos

A continuación se presentan algunos de los tipos de presupuestos más comunes que las corporaciones usan para pronosticar sus números.

Presupuesto maestro

La mayoría de las empresas comenzarán con un presupuesto maestro, que es una proyección para la empresa en general. Los presupuestos maestros generalmente pronostican todo el año fiscal. El presupuesto maestro incluirá proyecciones para los elementos en el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo. Estas proyecciones pueden incluir ingresos, gastos, costos operativos, ventas y gastos de capital.

Presupuesto Estático

Un presupuesto estático es un presupuesto con números basados ​​en productos e insumos planificados para cada una de las divisiones de la empresa. Un presupuesto estático suele ser el primer paso del presupuesto, que determina cuánto tiene una empresa y cuánto gastará. El presupuesto estático analiza los gastos fijos, que no son variables ni dependen de los volúmenes de producción y las ventas. Por ejemplo, el alquiler sería un costo fijo independientemente del volumen de ventas de una empresa.

Algunas industrias como las organizaciones sin fines de lucro reciben donaciones y subvenciones, lo que resulta en un presupuesto estático del que no pueden excederse. Otras industrias usan presupuestos estáticos como punto de partida o número de referencia, similar al presupuesto maestro, y hacen ajustes al final del año fiscal si se necesita más o menos en el presupuesto. Al crear un presupuesto estático, los gerentes usan métodos de pronóstico económico para determinar números realistas.

Presupuesto operativo

El presupuesto operativo incluye los gastos e ingresos generados por las operaciones comerciales diarias de la empresa. El presupuesto operativo se centra en los gastos operativos, incluido el costo de los bienes vendidos (COGS) y los ingresos o ingresos. COGS es el costo de la mano de obra directa y los materiales directos que están vinculados a la producción.

El presupuesto operativo también representa los gastos generales y administrativos directamente vinculados a la producción de bienes y servicios. Sin embargo, el presupuesto operativo no incluiría elementos tales como gastos de capital y deuda a largo plazo.

Presupuesto de flujo de caja

Un presupuesto de flujo de efectivo ayuda a los gerentes a determinar la cantidad de efectivo que genera una empresa durante un período. Las entradas y salidas de efectivo de una empresa son importantes porque los gastos deben pagarse con el efectivo generado. Por ejemplo, monitorear el cobro de cuentas por cobrar, que es dinero adeudado por los clientes, puede ayudar a las compañías a pronosticar el efectivo adeudado en un período particular. Pronosticar el efectivo puede ser un desafío si los clientes reciben plazos de 30 días para pagar una factura, pero en su lugar, pagan en 90 días.

Los presupuestos de flujo de caja ayudan a examinar las prácticas pasadas para examinar qué funciona y qué no y hacer ajustes. Por ejemplo, una empresa podría solicitar una línea de crédito de capital de trabajo a corto plazo de un banco para asegurarse de cobrar en caso de que un cliente pague tarde. Además, las empresas pueden solicitar opciones más flexibles para sus cuentas por pagar, que es dinero adeudado a proveedores, para ayudar con cualquier necesidad de flujo de caja a corto plazo.

Uso de un presupuesto para evaluar el desempeño

Una vez que finaliza un período, la gerencia debe comparar los pronósticos del presupuesto estático o maestro con el desempeño de la empresa. Es en esta etapa que las empresas calculan si el presupuesto se ajustó a los gastos e ingresos planificados.

Presupuesto flexible

Un presupuesto flexible es un presupuesto que contiene cifras basadas en la producción real. El presupuesto flexible se compara con el presupuesto estático de la compañía para identificar cualquier variación (o diferencia) entre el gasto previsto y el gasto real.

Con un presupuesto flexible, los valores en dólares presupuestados (es decir, costos o precios de venta) se multiplican por unidades reales para determinar qué número en particular se le dará a un nivel de producción o ventas. El cálculo arroja los costos variables totales involucrados en la producción. El segundo componente del presupuesto flexible son los costos fijos. Por lo general, los costos fijos no difieren entre presupuestos estáticos y flexibles.

Dado que los presupuestos flexibles utilizan los números del período actual (ventas, ingresos y gastos), pueden ayudar a crear pronósticos basados ​​en múltiples escenarios. Las empresas pueden calcular varios resultados en función de diferentes resultados, como ventas o unidades producidas. Los presupuestos flexibles o variables ayudan a los gerentes a planificar tanto el bajo rendimiento como el alto rendimiento para ayudar a prepararse independientemente del resultado.

Variaciones presupuestarias

Como se indicó anteriormente, pueden surgir variaciones entre el presupuesto estático y los resultados reales. Las dos variaciones comunes se denominan variación del presupuesto flexible y variación del volumen de ventas.

La variación del presupuesto flexible compara el presupuesto flexible con los resultados reales para determinar los efectos que los precios o los costos han tenido en las operaciones.

La variación del volumen de ventas compara el presupuesto flexible con el presupuesto estático para determinar el efecto que el nivel de actividad de ventas de una empresa tuvo en sus operaciones.

A partir de estos dos presupuestos, una empresa puede desarrollar presupuestos individuales flexibles y estáticos para cualquier elemento de sus operaciones. Las variaciones se clasifican como favorables o desfavorables.

Si la variación en el volumen de ventas es desfavorable (el presupuesto flexible es menor que el presupuesto estático), las ventas de la empresa (o la producción con una variación en el volumen de producción) serán inferiores a lo previsto.

Sin embargo, si la variación del presupuesto flexible fuera desfavorable, sería el resultado de precios o costos. Al saber dónde la empresa se queda corta o excede la marca, los gerentes pueden evaluar el rendimiento de la empresa de manera más eficiente y utilizar los resultados para realizar los cambios necesarios.

Un presupuesto flexible puede ayudar a las empresas a tener en cuenta tanto los gastos variables como los fijos, creando un proceso más dinámico y generando mejores pronósticos.

Implementación de presupuestos

Para la mayoría de las empresas, los gastos aparecen de vez en cuando. Los presupuestos estáticos generalmente actúan como una guía, lo que significa que se pueden cambiar o ajustar una vez que las variaciones se han identificado a través de un presupuesto flexible. Al comprender los diferentes tipos de presupuesto, los gerentes pueden obtener una gran cantidad de información a través del análisis de las variaciones presupuestarias que conducen a decisiones comerciales más informadas.