Gastos incidentales - IE
Los gastos incidentales, también conocidos como imprevistos, son propinas y otras tarifas o costos menores incurridos además del servicio principal, artículo o evento pagado durante las actividades comerciales.
Los gastos incidentales complementarios a los costos de transporte, comidas y alojamiento son comunes cuando un empleado viaja por negocios. Un empleado que tome un taxi desde el aeropuerto hasta un hotel incurrirá en gastos de taxis y hoteles y, si es habitual a nivel local, incurrirá en gastos incidentales de propinas para el conductor del taxi y el personal del hotel. Es probable que los gastos incidentales por artículos o servicios, como cortes de cabello o artículos de tocador, se clasifiquen como personales, ya que de todos modos habrían sido necesarios y pagados en casa.
Procedimientos de la compañía para imprevistos
Los gastos incidentales y las políticas y procedimientos que los rigen a menudo se establecen en el manual del empleado de una empresa. Allí, los gastos incidentales se definirán, clasificarán como comerciales o personales, y se limitarán a la cantidad, calidad o monto en dólares. O bien, se puede establecer una tarifa por día y el empleado debe asumir los costos que superen. Los procedimientos de la compañía para el reembolso pueden requerir que los empleados paguen los gastos incidentales de su bolsillo o con una tarjeta de crédito de la compañía o dinero en efectivo.
Estos procedimientos deberían facilitar el seguimiento de los gastos incidentales con fines contables y fiscales. Los empleados deben mantener registros detallados de cada compra. Los empleados deben resumir estos registros en un informe de gastos respaldado por recibos reales que demuestren el pago y presentarlos a la empresa. Los gastos incidentales pagados por los fondos personales de los empleados deben reembolsarse con cheques independientes para que quede claro que los pagos son reembolsos y no ingresos para los empleados.
Comidas y gastos incidentales
Los gastos incidentales son deducibles, sujetos al límite del 50% cuando se pagan sin reembolso en relación con viajes de negocios, inversiones o propiedades que generan ingresos, o para fines educativos, médicos o de beneficencia calificados.
Se pueden usar cinco métodos para calcular los costos de comidas y gastos incidentales (M&IE):
- El método de costo real
- Método estándar de asignación de comidas
- El subsidio de viaje por día bajo el método de planes responsables
- Método alto-bajo
- El método único de gastos incidentales.
La disponibilidad de un método depende completamente de los hechos y circunstancias específicos. El primer método, el costo real, proporciona un reembolso directo por los gastos de viaje de bolsillo comprobados. Los cuatro métodos restantes proporcionan tasas de dietas inclusivas para cubrir costos específicos.
La tarifa estándar de asignación de comidas cubre el costo de todas las comidas, servicio a la habitación, lavandería, tintorería y planchado de ropa, y tarifas y propinas para las personas que brindan servicios, como servidores de alimentos y manipuladores de equipaje. La asignación diaria por la tarifa federal por día y la tarifa alta-baja establecida por el IRS cubren todas las comidas, alojamiento y gastos imprevistos. La tarifa de gastos imprevistos solo de $ 5 por día cubre gastos imprevistos y puede usarse solo cuando no se pagaron ni incurrieron gastos de comida y no se usó la asignación estándar de comida.
A los fines de la deducción de comidas y gastos imprevistos (M&IE), los gastos incidentales son honorarios y propinas que se brindan a los cargadores, transportistas de equipaje, personal del hotel y personal de los barcos. Los gastos incidentales no incluyen gastos de lavandería, limpieza y planchado de ropa, impuestos de alojamiento, costos de telegramas o llamadas telefónicas, transporte entre lugares de alojamiento o negocios y lugares donde se toman las comidas, o el costo de envío de vales de viaje y pagar facturas de tarjetas de crédito patrocinadas por el empleador.
Tratamiento fiscal de imprevistos
El tratamiento fiscal de los gastos incidentales pagados o reembolsados por las empresas varía según el tipo y el contribuyente. Como cuestión general, los gastos incidentales pueden ser deducibles si son auxiliares de los gastos comerciales que son ordinarios y necesarios para sus respectivas actividades comerciales, si son habitualmente locales y esperados, y si son razonables.
Regalos empresariales
Los gastos incidentales relacionados con los costos de los obsequios son comunes cuando una empresa ofrece obsequios a sus clientes. Una empresa que otorga tales obsequios incurrirá en gastos incidentales de papel de regalo, cintas, lazos y entregas, además del costo de los obsequios subyacentes.
Deducibilidad de regalos empresariales
Los gastos incidentales de obsequios comerciales, como envoltura de regalos, grabado, embalaje, envío por correo, seguros u otros costos relacionados que no agreguen un valor sustancial al obsequio no se cuentan al calcular el límite de deducción para obsequios empresariales. Eso es bueno, ya que las deducciones de obsequios comerciales están limitadas a $ 25 por destinatario durante cada año fiscal. No se puede deducir ningún gasto superior a $ 25 de cualquier obsequio otorgado a un receptor.
Accidente o robo
Los gastos incidentales relacionados con el costo de la propiedad dañada o robada son comunes cuando una empresa experimenta un accidente o robo comercial. Si una fábrica se incendia, la empresa propietaria tendrá que pagar para reparar o reemplazar la fábrica y también podría incurrir en gastos incidentales como tratamiento médico por lesiones personales, costos de mudanza y almacenamiento, o alquiler por espacio temporal de fábrica.
Deducibilidad de siniestro o robo
Los gastos incidentales de una víctima o robo, como el tratamiento médico por lesiones personales, vivienda temporal, combustible, mudanza o alquiler de viviendas temporales, no son deducibles como pérdidas por víctimas.
Guardia Nacional y Viajes de Reserva
Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva pueden reclamar una deducción por encima de la línea del ingreso bruto hasta la tarifa federal por día para comidas, alojamiento y gastos incidentales de viajar más de 100 millas con una estadía nocturna para asistir a las reuniones de la Guardia o la Reserva.
Formularios de devolución de impuestos para imprevistos
Los empleados deducen los gastos de viaje relacionados con el trabajo en el Anexo A del Formulario 1040, 1040A o 1040EZ como gastos de trabajo y deducciones detalladas misceláneas sujetas al 2% del límite de AGI. Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva informan los gastos de viaje de 100 millas en la Línea 24 del Formulario 1040 como una deducción por encima de la línea del ingreso bruto.
Las personas que trabajan por cuenta propia deducen los gastos de viaje relacionados con el trabajo como gastos comerciales en el Anexo C del Formulario 1040, 1040A o 1040EZ. Las empresas, según la clasificación de la entidad, deducen los gastos de viaje como gastos comerciales en el Formulario 1120 o 1120S o el Formulario 1065.
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