Controles internos
Los controles internos son los mecanismos, reglas y procedimientos implementados por una empresa para garantizar la integridad de la información financiera y contable, promover la responsabilidad y prevenir el fraude. Además de cumplir con las leyes y regulaciones, y evitar que los empleados roben activos o cometan fraude, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la precisión y la puntualidad de los informes financieros.
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Cómo funcionan los controles internos
Los controles internos se han convertido en una función comercial clave para todas las empresas estadounidenses desde los escándalos contables a principios de la década de 2000. A su paso, se promulgó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 para proteger a los inversores de actividades contables fraudulentas y mejorar la precisión y fiabilidad de las divulgaciones corporativas. Esto ha tenido un profundo efecto en el gobierno corporativo, al hacer que los gerentes sean responsables de la información financiera y crear una pista de auditoría. Los gerentes declarados culpables de no establecer y administrar adecuadamente los controles internos enfrentan serias sanciones penales.
Importancia para los auditores
La opinión del auditor que acompaña a los estados financieros se basa en una auditoría de los procedimientos y registros utilizados para producirlos. Como parte de una auditoría, los auditores externos evaluarán los procesos contables y los controles internos de una empresa y emitirán una opinión sobre su efectividad.
Las auditorías internas evalúan los controles internos de una empresa, incluidos sus procesos de gobierno corporativo y contabilidad. Aseguran el cumplimiento de las leyes y regulaciones y la información financiera precisa y oportuna y la recopilación de datos, además de ayudar a mantener la eficiencia operativa al identificar problemas y corregir fallas antes de que se descubran en una auditoría externa. Las auditorías internas desempeñan un papel fundamental en las operaciones y el gobierno corporativo de una empresa, ahora que la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 ha hecho que los gerentes sean legalmente responsables de la exactitud de sus estados financieros.
El Congreso de los Estados Unidos aprobó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 para proteger a los inversores de la posibilidad de actividades contables fraudulentas por parte de las corporaciones, que ordenó reformas estrictas para mejorar las declaraciones financieras de las corporaciones y prevenir el fraude contable.
Eficiencia operacional
No hay dos sistemas de controles internos idénticos, pero muchas filosofías centrales con respecto a la integridad financiera y las prácticas contables se han convertido en una práctica de gestión estándar. Si bien los controles internos pueden ser costosos, los controles internos implementados adecuadamente pueden ayudar a racionalizar las operaciones y aumentar la eficiencia operativa, además de prevenir el fraude.
Para llevar clave
- Los controles internos son los mecanismos, reglas y procedimientos implementados por una empresa para garantizar la integridad de la información financiera y contable, promover la responsabilidad y prevenir el fraude.
- Además de cumplir con las leyes y regulaciones, y evitar que los empleados roben activos o cometan fraude, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la precisión y la puntualidad de los informes financieros.
- Las auditorías internas desempeñan un papel fundamental en los controles internos y el gobierno corporativo de una empresa, ahora que la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 ha hecho a los gerentes legalmente responsables de la precisión de sus estados financieros.
Controles preventivos versus detective
Los controles internos generalmente se componen de actividades de control tales como autorización, documentación, conciliación, seguridad y separación de funciones. Y están ampliamente divididos en actividades preventivas y detectivescas.
Las actividades de control preventivo tienen como objetivo evitar que ocurran errores o fraudes en primer lugar e incluyen prácticas exhaustivas de documentación y autorización. Y la separación de funciones asegura que ningún individuo esté en condiciones de autorizar, registrar y estar en custodia de una transacción financiera y el activo resultante. La autorización de facturas y la verificación de gastos son controles internos. Además, los controles internos preventivos incluyen limitar el acceso físico a equipos, inventario, efectivo y otros activos.
Los controles de detective son procedimientos de respaldo diseñados para atrapar elementos o eventos que la primera línea de defensa ha perdido. Aquí, la actividad más importante es la reconciliación, utilizada para comparar conjuntos de datos, y se toman medidas correctivas sobre las diferencias materiales. Otros controles de detectives incluyen auditorías externas de firmas contables y auditorías internas de activos como el inventario.
Las técnicas de auditoría y los métodos de control de Inglaterra emigraron a los Estados Unidos durante la Revolución Industrial. En el siglo XX, las prácticas de informes y métodos de prueba de los auditores se estandarizaron.
Desventajas de los controles internos
Independientemente de las políticas y procedimientos establecidos por una organización, solo se puede garantizar razonablemente que los controles internos son efectivos y que la información financiera es correcta. La efectividad de los controles internos está limitada por el juicio humano. Una empresa a menudo le dará al personal de alto nivel la capacidad de anular los controles internos por razones de eficiencia operativa, y los controles internos pueden eludirse mediante colusión.
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