Introducción a los sistemas de información contable - AIS

Un sistema de información contable (AIS) es una estructura que una empresa utiliza para recopilar, almacenar, administrar, procesar, recuperar e informar sus datos financieros para que puedan ser utilizados por contadores, consultores, analistas de negocios, gerentes, directores financieros (CFO), auditores, reguladores y agencias tributarias.

Los contadores especialmente capacitados trabajan en profundidad con AIS para garantizar el más alto nivel de precisión en las transacciones financieras y el mantenimiento de registros de una empresa, así como hacer que los datos financieros estén fácilmente disponibles para aquellos que legítimamente necesitan acceder a ellos, todo mientras mantienen los datos intactos y seguros .

Los sistemas de información contable generalmente consisten en seis componentes principales: personas, procedimientos e instrucciones, datos, software, infraestructura de tecnología de la información y controles internos. Veamos cada componente en detalle.

Introducción a los sistemas de información contable

1. AIS People

Las personas en un AIS son simplemente los usuarios del sistema. Los profesionales que pueden necesitar utilizar el AIS de una organización incluyen contadores, consultores, analistas de negocios, gerentes, directores financieros y auditores. Un AIS ayuda a los diferentes departamentos de una empresa a trabajar juntos.

Por ejemplo, la gerencia puede establecer objetivos de ventas para los cuales el personal puede ordenar la cantidad adecuada de inventario. La orden de inventario notifica al departamento de contabilidad de un nuevo pago. Cuando se realizan ventas, los vendedores pueden ingresar pedidos de clientes, la contabilidad puede facturar a los clientes, el almacén puede ensamblar el pedido, el departamento de envíos puede enviarlo y el departamento de contabilidad recibe una notificación de una nueva cuenta por cobrar. El departamento de servicio al cliente puede rastrear los envíos de los clientes y el sistema puede crear informes de ventas para la administración. Los gerentes también pueden ver los costos de inventario, costos de envío, costos de fabricación, etc.

Con un AIS bien diseñado, todos los miembros de una organización autorizados para hacerlo pueden acceder al mismo sistema y obtener la misma información. Un AIS también simplifica el envío de información a personas externas a la organización, cuando es necesario.

Por ejemplo, los consultores pueden usar la información en un AIS para analizar la efectividad de la estructura de precios de la compañía al observar los datos de costos, datos de ventas e ingresos. Además, los auditores pueden usar los datos para evaluar los controles internos, la situación financiera y el cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) de una empresa.

El AIS debe diseñarse para satisfacer las necesidades de las personas que lo utilizarán. El sistema también debería ser fácil de usar y debería mejorar, no obstaculizar la eficiencia.

2. Procedimientos e instrucciones

El procedimiento y las instrucciones de un AIS son los métodos que utiliza para recopilar, almacenar, recuperar y procesar datos. Estos métodos son tanto manuales como automatizados. Los datos pueden provenir tanto de fuentes internas (por ejemplo, empleados) como de fuentes externas (por ejemplo, pedidos en línea de los clientes). Los procedimientos e instrucciones se codificarán en el software AIS; también se deben "codificar" en los empleados mediante documentación y capacitación. Para ser efectivos, los procedimientos e instrucciones deben seguirse de manera consistente.

3. Datos AIS

Para almacenar información, un AIS debe tener una estructura de base de datos como el lenguaje de consulta estructurado (SQL), un lenguaje de computadora comúnmente utilizado para bases de datos. El AIS también necesitará varias pantallas de entrada para los diferentes tipos de usuarios del sistema y entrada de datos, así como diferentes formatos de salida para satisfacer las necesidades de diferentes usuarios y diversos tipos de información.

Los datos contenidos en un AIS son toda la información financiera pertinente a las prácticas comerciales de la organización. Cualquier dato comercial que afecte las finanzas de la compañía debe ir a un AIS.

El tipo de datos incluidos en un AIS dependerá de la naturaleza del negocio, pero puede consistir en lo siguiente:

• ordenes de venta
• estados de cuenta del cliente
• informes de análisis de ventas
• requisitos de compra
• facturas de proveedor
• comprobar registros
• Libro mayor
• datos de inventario
• información de nómina
• cronometraje
• Información sobre los impuestos

Estos datos se pueden usar para preparar estados contables e informes, tales como vencimientos de cuentas por cobrar, cronogramas de depreciación / amortización, saldo de prueba, pérdidas y ganancias, etc. Tener todos estos datos en un solo lugar, en el AIS, facilita las actividades de mantenimiento de registros, informes, análisis, auditoría y toma de decisiones de una empresa. Para que los datos sean útiles, deben ser completos, correctos y relevantes.

Por otro lado, los ejemplos de datos que no entrarían en un AIS incluyen notas, correspondencia, presentaciones y manuales. Estos documentos pueden tener una relación tangencial con las finanzas de la compañía, pero, excluyendo las notas al pie estándar, no son realmente parte del mantenimiento de registros financieros de la compañía.

4. Software AIS

El componente de software de un AIS son los programas de computadora utilizados para almacenar, recuperar, procesar y analizar los datos financieros de la empresa. Antes de que existieran las computadoras, un AIS era un sistema manual basado en papel, pero hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan software informático como base del AIS. Las pequeñas empresas pueden usar Quickbooks de Intuit o Sage's Sage 50 Accounting, pero hay otras. Las pequeñas y medianas empresas podrían usar Business One de SAP. Las empresas medianas y grandes pueden usar Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 o MAS 200 de Sage Group, PeopleSoft de Oracle o Gestión Financiera de Epicor.

La calidad, la fiabilidad y la seguridad son componentes clave de un software AIS eficaz. Los gerentes confían en la información que genera para tomar decisiones para la empresa, y necesitan información de alta calidad para tomar decisiones acertadas.

Los programas de software AIS se pueden personalizar para satisfacer las necesidades únicas de diferentes tipos de empresas. Si un programa existente no satisface las necesidades de una empresa, el software también puede desarrollarse internamente con aportes sustanciales de los usuarios finales o puede ser desarrollado por una empresa externa específicamente para la organización. El sistema podría incluso subcontratarse a una empresa especializada.

Para las empresas que cotizan en bolsa, no importa qué programa de software y opciones de personalización elija la empresa, las regulaciones de Sarbanes-Oxley dictarán la estructura del AIS hasta cierto punto. Esto se debe a que las regulaciones SOX establecen controles internos y procedimientos de auditoría que las empresas públicas deben cumplir.

5. Infraestructura de TI

La infraestructura de tecnología de la información es solo un nombre elegante para el hardware utilizado para operar el sistema de información contable. La mayoría de estos elementos de hardware que una empresa necesitaría tener de todos modos, incluidas computadoras, dispositivos móviles, servidores, impresoras, protectores contra sobretensiones, enrutadores, medios de almacenamiento y posiblemente una fuente de alimentación de respaldo. Además del costo, los factores a considerar al seleccionar el hardware incluyen la velocidad, la capacidad de almacenamiento y si se puede ampliar y actualizar.

Quizás lo más importante es que el hardware seleccionado para un AIS debe ser compatible con el software previsto. Idealmente, no solo sería compatible, sino óptimo: un sistema torpe será mucho menos útil que uno rápido. Una forma en que las empresas pueden cumplir fácilmente los requisitos de compatibilidad de hardware y software es mediante la compra de un sistema llave en mano que incluye tanto el hardware como el software que la empresa necesita. Comprar un sistema llave en mano significa, en teoría, que la empresa obtendrá una combinación óptima de hardware y software para su AIS.

Un buen AIS también debe incluir un plan para mantener, reparar, reemplazar y actualizar los componentes del sistema de hardware, así como un plan para la eliminación de hardware roto y obsoleto para que los datos confidenciales se destruyan por completo.

6. Controles internos

Los controles internos de un AIS son las medidas de seguridad que contiene para proteger los datos confidenciales. Estos pueden ser tan simples como las contraseñas o tan complejos como la identificación biométrica. Un AIS debe tener controles internos para proteger contra el acceso no autorizado a la computadora y limitar el acceso a usuarios autorizados, lo que incluye a algunos usuarios dentro de la empresa. También debe evitar el acceso no autorizado a archivos por parte de personas a las que se les permite acceder solo a partes selectas del sistema.

Un AIS contiene información confidencial que pertenece no solo a la empresa sino también a sus empleados y clientes. Estos datos pueden incluir números de Seguro Social, información salarial, números de tarjetas de crédito, etc. Todos los datos en un AIS deben estar encriptados y el acceso al sistema debe estar registrado y supervisado. La actividad del sistema también debe ser rastreable.

Un AIS también necesita controles internos que lo protejan de virus informáticos, piratas informáticos y otras amenazas internas y externas a la seguridad de la red. También debe protegerse de desastres naturales y sobretensiones que pueden causar pérdida de datos.

Cómo funciona un AIS en la vida real

Hemos visto cómo un AIS bien diseñado permite que una empresa funcione sin problemas en el día a día o dificulta su funcionamiento si el sistema está mal diseñado. El tercer uso para un AIS es que, cuando una empresa está en problemas, los datos en su AIS pueden usarse para descubrir la historia de lo que salió mal.

Los casos de WorldCom y Lehman Brothers proporcionan dos ejemplos.

En 2002, los auditores internos de WorldCom Eugene Morse y Cynthia Cooper usaron el AIS de la compañía para descubrir $ 4 mil millones en asignaciones de gastos fraudulentas y otras entradas contables. Su investigación condujo a la terminación del CFO Scott Sullivan, así como a una nueva legislación, la sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley, que regula los controles y procedimientos financieros internos de las empresas.

Al investigar las causas del colapso de Lehman, una revisión de su AIS y otros sistemas de datos fue un componente clave, junto con la recopilación y revisión de documentos, además de entrevistas con testigos. La búsqueda de las causas del fracaso de la compañía "requirió una investigación y revisión exhaustivas de los sistemas de datos operativos, comerciales, de valoración, financieros, contables y de otro tipo de Lehman", según el informe del examinador de 2.200 páginas y nueve volúmenes.

Los sistemas de Lehman proporcionan un ejemplo de cómo un AIS no debe estructurarse. El informe del examinador Anton R. Valukas dice: "En el momento de su declaración de quiebra, Lehman mantuvo un mosaico de más de 2.600 sistemas y aplicaciones de software ... Muchos de los sistemas de Lehman eran arcanos, obsoletos o no estándar".

El examinador decidió centrar sus esfuerzos en los 96 sistemas que parecían más relevantes. Este examen requirió capacitación, estudio y prueba y error solo para aprender a usar los sistemas.

El informe de Valukas también señaló: "Los sistemas de Lehman eran altamente interdependientes, pero sus relaciones eran difíciles de descifrar y no estaban bien documentadas. Se necesitó un esfuerzo extraordinario para desenredar estos sistemas para obtener la información necesaria".

(Además, consulte el Estudio de caso: El colapso de Lehman Brothers ) .

La línea de fondo

Los seis componentes de un AIS trabajan juntos para ayudar a los empleados clave a recopilar, almacenar, administrar, procesar, recuperar e informar sus datos financieros. Tener un sistema de información contable bien desarrollado y mantenido que sea eficiente y preciso es un componente indispensable de un negocio exitoso.

(Aprenda cómo puede conseguir un trabajo en este campo, lea Una guía de carreras en sistemas de información contable ).