Confirmación Negativa
La confirmación negativa es una carta o documento que solicita que el destinatario solo responda al remitente si hubo un problema con el contenido del mensaje o si el destinatario quiso optar por el evento que la carta había abordado.
Las cartas de confirmación negativas se pueden usar en muchos tipos de situaciones comerciales y a menudo se usan en la industria de servicios financieros. El propósito de la comunicación es reducir el número de respuestas entrantes que recibe una organización en respuesta a una carta enviada a su base de clientes. En una situación de comunicación de confirmación negativa o consentimiento negativo, la empresa o entidad que envía el mensaje solo recibe respuestas de "no" votos, a diferencia de las respuestas de todos, independientemente de su opinión.
Comprender una confirmación negativa
Los auditores suelen utilizar las confirmaciones negativas e incluyen un documento enviado a una muestra de los clientes de una empresa, pidiéndoles que respondan solo si encuentran una discrepancia entre sus libros y la cuenta registrada en los estados financieros de la empresa que se está auditando. La confirmación negativa generalmente se usa cuando los controles contables de una empresa históricamente han tenido muy pocos errores y, por lo tanto, se consideran fuertes. Se le pide a la compañía que verifique nuevamente los números y solo confirme si hay una discrepancia.
Enviar una confirmación negativa en lugar de una confirmación positiva, que requiere una respuesta, puede ahorrar tiempo que se gastaría en el seguimiento de las respuestas y el seguimiento con destinatarios que no responden. La confirmación negativa es simplemente una forma para que un contador se asegure de que ambas compañías reporten los mismos números.
Para llevar clave
- La confirmación negativa es una carta o documento que solicita que el destinatario solo responda al remitente si hubo un problema con el contenido del mensaje o si el destinatario quiso optar por el evento que la carta había abordado.
- Las cartas de confirmación negativas a menudo se usan en la industria de servicios financieros, incluidos los contadores que desean verificar la información financiera de un cliente.
- Las confirmaciones negativas ayudan a reducir la cantidad de respuestas entrantes que recibe una organización en respuesta a una carta enviada a su base de clientes.
Ejemplos de confirmaciones negativas
Las confirmaciones negativas tienen muchas aplicaciones que incluyen tanto contadores como compañías de servicios financieros.
Planes de jubilación de empleados
Las cartas de confirmación negativas a menudo se envían con planes 401 (k) que tienen una función de escalado automático. Con el autoescalado, el porcentaje del cheque de pago de un empleado contribuido en cada período de pago aumenta automáticamente cada año.
La intención de esta tasa de ahorro que aumenta automáticamente es ayudar a las personas a ahorrar más dinero para la jubilación. Aproximadamente un mes antes de que ocurra la escalada, el encargado del registro envía una confirmación negativa o una carta de consentimiento negativo. La carta informa al participante que la escalada de contribución ocurrirá a menos que el participante contacte al encargado de registros 401 (k) y opte por el aumento para mantener su tasa de contribución actual.
Contabilidad de ingresos
Una solicitud negativa también se puede utilizar para contabilizar las ventas en un fabricante de automóviles. Según los libros, el fabricante vendió 200 automóviles al concesionario por un total de $ 6 millones en ingresos. La carta de confirmación negativa indicaría que si la cifra de $ 6 millones era precisa, no hay necesidad de responder. Sin embargo, si el monto de los ingresos fuera solo de $ 5 millones, el fabricante debería notificar al contable sobre la discrepancia en los libros del concesionario.
Las confirmaciones negativas son una forma profesional de decir "no me respondas a menos que haya un problema".
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