Pagos por día
Per diem, en latín "por día", es la asignación diaria pagada a los empleados para cubrir los costos incurridos durante un viaje de negocios. Los gastos comerciales generalmente incluyen alojamiento, transporte, comida y cualquier otro gasto incidental.
Per diem también puede referirse a un sistema de compensación estructural en el que a un empleado se le paga por día, en lugar de por hora o por mes.
Pagos por día explicados
Los pagos diarios son útiles para algunas funciones laborales, como la consultoría, que requieren viajes extensos. Estos empleados pueden acumular cientos de miles de dólares en gastos comerciales anualmente. Las empresas tienen varias formas de cubrir los gastos comerciales de sus empleados. Algunas compañías pagan los gastos comerciales inmediatamente al dar a cada empleado que viaja una tarjeta de crédito de la compañía para que la use mientras realiza negocios. Otros requieren que el empleado cubra los costos de su bolsillo y luego presente reclamos para que estos gastos comerciales de su bolsillo se reembolsen en una fecha posterior si se aprueba. Aún otras compañías pagan a sus empleados una cantidad diaria fija para cubrir todo o parte de los costos de los viajes de negocios, una política conocida como viáticos.
Una empresa que implementa un método fijo de viáticos para gastos comerciales generalmente le pagará al empleado una cantidad fija por día. Por ejemplo, un pago por día para un consultor de TI que trabaja durante la semana en otra ciudad podría ser de $ 200 por día: $ 100 por alojamiento, $ 50 por comida y $ 50 por costos incidentales. Los gastos incidentales son costos que no se identifican específicamente pero se determinan a discreción de los empleados. Los costos incidentales pueden incluir costos de transporte, servicio de lavandería, internet, servicio a la habitación, propinas para servidores, etc. Si un empleado usa su automóvil personal en un viaje de negocios, se le reembolsará de acuerdo con la tasa de reembolso de millas del IRS, que es opcional tasa utilizada para calcular los costos deducibles de operar un vehículo con fines comerciales.
Cada compañía maneja los pagos por día de manera diferente. Los pagos por día pueden ser para cubrir los gastos comerciales total o parcialmente. Las empresas pueden usar una tarifa diaria para alojamiento y comidas, o una tarifa diaria para cubrir solo las comidas. Un viático parcial, por ejemplo, puede ser de $ 100 para cubrir solo las comidas; los gastos de alojamiento y gastos imprevistos se pagarán de su bolsillo. Algunas compañías hacen pagos por día haciendo cheques al empleado como una indicación de que está separado de los ingresos del empleado. Otras compañías emiten tarjetas de crédito al empleado para cubrir estos gastos.
Tarifas federales
Las empresas con una política de pago de viáticos para gastos comerciales utilizan como guía la tarifa federal de viáticos, que varía según el estado. El gobierno federal establece estas tarifas estándar anualmente para viajes nacionales e internacionales, a partir del 1 de octubre de cada año. Para acceder a las tarifas federales de viáticos, visite el sitio web de la Administración de Servicios Generales de los EE. UU. (GSA) y escriba la ciudad o el código postal de interés en el cuadro provisto. Las tarifas establecidas por el gobierno de los Estados Unidos se basan en el costo de vida de la ciudad, sin embargo, una empresa puede establecer sus tarifas más altas o más bajas que la tarifa estándar.
Los pagos por día no son parte del salario del empleado si el pago es igual o menor que la tarifa federal por día y el empleado entrega un informe de gastos comerciales a su empleador. Los pagos generalmente se cuentan como ingresos no imponibles para los empleados y se mostrarán por separado de los ingresos imponibles en el Formulario W-2. El informe de gastos comerciales debe presentarse al empleador dentro de los 60 días posteriores a la conclusión del viaje y debe detallar el propósito del viaje, la fecha y el lugar, y los recibos de los gastos cubiertos de su bolsillo.
Los pagos diarios que son mayores que la tarifa estándar requieren que el empleado pague impuestos sobre el monto excedente. El pago en exceso se incluye en el Cuadro 12 del Formulario W-2. Si no presenta un informe de gastos comerciales con el empleador en un plazo de 60 días, se pagarán impuestos sobre el desembolso completo de las dietas.
Las personas que trabajan por cuenta propia solo pueden usar una tarifa por día para el costo de las comidas. Al igual que los empleados, los trabajadores independientes deben mantener un registro de los informes de gastos que muestren la fecha, el lugar y el propósito del viaje de negocios.
¿Puedes quedarte con el dinero?
Las empresas que usan viáticos ahorran a los empleados el tiempo y la molestia de guardar y presentar recibos. Si el pago ha sido cubierto por día y el costo está por debajo del monto por día, el pago se aprueba sin necesidad de documentación. Si el costo de comida asignado a los empleados es de $ 100 por día, cualquier cantidad gastada igual o inferior a $ 100 por comida por día no necesita recibos comerciales. Sin embargo, el empleado gasta más de esta cantidad en alimentos, los recibos deberán presentarse al departamento de recursos humanos.
Además, los empleados pueden quedarse con el dinero que no se gasta. Esto podría servir como un incentivo para el gasto de ahorro por parte de los empleados que desean ahorrar algo de dinero.
El pago por día también se refiere a la estructura de compensación recibida por algunos trabajadores. Los trabajadores con una estructura de viáticos reciben su salario por día o por la cantidad de trabajo realizado. Estos tipos de trabajadores generalmente tienen contratos temporales o de corto plazo, a diferencia de los trabajos a tiempo completo. Los trabajadores de la salud y los maestros sustitutos son ejemplos de trabajadores con un programa de pago por día.
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