Obligaciones fiscales de las pequeñas empresas: impuestos sobre la nómina

Uno de los problemas con los que tienen que lidiar los propietarios de pequeñas empresas es mantenerse al día con las numerosas obligaciones de impuestos locales, estatales y federales. Si bien la mayoría de los propietarios de negocios contratan a un contador o un profesional de impuestos para tratar asuntos relacionados con los impuestos, comprender el sistema tributario es importante para aquellos que tienen la responsabilidad final de cumplir con todas las obligaciones tributarias. Este artículo se centrará en las obligaciones del propietario de la empresa con respecto a los impuestos sobre la nómina. (Aprenda cómo las deducciones de nómina pueden reducir su impuesto sobre la renta personal en Payroll Deductions Pay Off ).

VER: Plan de negocios

Obligaciones del impuesto sobre la nómina Se requiere que cualquier negocio con empleados retenga los impuestos sobre la nómina de los cheques de pago de los empleados y pague los impuestos federales, estatales y locales correspondientes. Los impuestos generalmente retenidos de los cheques de pago de los empleados incluyen FICA (impuestos de Medicare y Seguridad Social) e impuestos federales, estatales y locales, si corresponde. Otras obligaciones de retención incluyen FUTA (Ley Federal de Impuesto de Desempleo) y, en estados como California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island, impuestos sobre el seguro por discapacidad. La falta de pago de impuestos o la falta de un pago puede dar lugar a fuertes multas y sanciones, por lo que es importante calcular la cantidad de impuestos de nómina adeudados y pagarlos a tiempo. (La contabilidad adecuada es esencial para las pequeñas empresas. Lea Seis pasos para un mejor presupuesto comercial para aprender a administrar los ingresos y los gastos).

Si el propietario de una pequeña empresa no tiene empleados externos pero está incorporado, las reglas anteriores se aplican también a los cheques de pago del propietario, porque él o ella es esencialmente el único empleado de la corporación. Si la empresa no está incorporada y no hay empleados, el propietario deberá pagar impuestos estimados sobre el ingreso del trabajo por cuenta propia cada trimestre. (Lea ¿Debe incorporar su negocio? Para averiguar si esta estructura comercial sería ventajosa para usted).

Cálculo de los impuestos sobre la nómina Hay tres pasos para calcular los impuestos sobre la nómina:

1. Determinar trabajadores sujetos a impuestos
2. Determinar salarios imponibles
3. Calcular cantidades de retención

Trabajadores sujetos a impuestos Los trabajadores pueden ser empleados o contratistas independientes. Los empleados son tratados como trabajadores sujetos a impuestos sujetos a impuestos sobre la nómina, mientras que los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos. Por lo general, los trabajadores se consideran empleados si tiene derecho a dirigir y controlar la forma en que realizan su trabajo, en lugar de limitarse a los resultados del trabajo. Sin embargo, las líneas entre contratistas independientes y empleados no siempre son claras. Para ayudar a los dueños de negocios a determinar qué trabajadores son empleados sujetos a impuestos, el IRS tiene reglas de derecho común, que incluyen pruebas de comportamiento, financieras y de relación.

Prueba de comportamiento Un trabajador es un empleado cuando el empleador tiene el derecho de dirigir y controlar al trabajador. El empleador no tiene que dirigir o controlar al trabajador, sino que tiene el derecho de hacerlo.

Prueba financiera Esta prueba analiza el grado de control que un empleador tiene sobre los aspectos financieros del trabajo. En algunas profesiones, tener un control significativo sobre los suministros utilizados para el trabajo respalda el estatus de un trabajador como contratista independiente.

Una forma definitiva de distinguir un contratista independiente de un empleado es mediante la disponibilidad de servicios. Un contratista independiente no está vinculado a una compañía y puede anunciar servicios; un empleado no puede anunciar servicios a menos que esté trabajando fuera de la empresa como contratista independiente.

Prueba de relación Esta prueba se refiere a la forma en que el empleador y el trabajador perciben su relación. Si se espera que una relación empleador-trabajador dure hasta el final de un proyecto específico o por un período de tiempo específico, entonces el trabajador es un contratista independiente. Por otro lado, si la relación no tiene límites, el trabajador es un empleado sujeto a impuestos. (Para más información sobre las relaciones esenciales para una pequeña empresa, lea Small Business: It's All About Relationships ).

Salarios imponibles Los salarios imponibles son una compensación por los servicios prestados y pueden incluir sueldos, bonos o obsequios. Algunas formas de compensación, como los reembolsos de gastos comerciales por viajes o comidas, no califican como salarios imponibles. Para que los gastos no sean gravables, los empleados deben verificarlos mediante recibos o informes de gastos. También deben ser necesarios, razonables y relacionados con los negocios. (Si incurre en gastos relacionados con el negocio, asegúrese de mantener sus recibos en orden. Lea los 10 pasos para la preparación de impuestos para obtener información sobre la planificación antes del 15 de abril).

Cálculo de la retención Una vez que haya determinado qué trabajadores califican como empleados sujetos a impuestos y qué salarios son salarios sujetos a impuestos, el siguiente paso es calcular la cantidad que debe retener para impuestos federales, estatales y locales, así como FICA y FUTA.

Impuestos federales Cada cheque de pago debe retener los impuestos federales sobre la renta durante el período correspondiente. El IRS tiene dos conjuntos de tablas de impuestos que los empleadores pueden usar para calcular los montos de retención: las tablas de categorías salariales y las tablas de porcentajes.

Las tablas salariales se segregan por cinco períodos de nómina diferentes (diario, semanal, quincenal, semestral y mensual). Para determinar los montos de retención, los empleadores seleccionan el período de pago aplicable y el rango salarial para los empleados, luego leen en la tabla la columna que muestra el número de exenciones reclamadas.
Las tablas de porcentajes están disponibles para ocho períodos de nómina (diarios, semanales, quincenales, semestrales, mensuales, trimestrales, semestrales y anuales) y segregados por estado civil. Los empleadores comienzan reduciendo los salarios por el valor de las exenciones reclamadas. Luego, usan la tabla correspondiente al estado civil del empleado y buscan el monto de la retención en función del rango salarial.

Como propietario de un negocio, es su responsabilidad mirar los dos conjuntos de tablas y determinar cuál es la adecuada para su negocio. Las tablas de porcentajes son más inclusivas, en términos de períodos de nómina, por lo que si se encuentra en una situación en la que se paga a diferentes empleados en diferentes períodos de nómina, entonces la tabla de porcentajes debe ser la tabla de elección. Por ejemplo, si a sus empleados se les paga trimestralmente, las tablas de porcentajes serán más apropiadas que las tablas de categorías salariales. Para obtener estas tablas, llame al IRS o vaya a //www.irs.gov/ y solicite las Publicaciones 15 y 15-A.
Impuestos estatales
La mayoría de los estados usan tablas similares a las tablas de impuestos federales, y puede obtenerlas yendo a la sección de impuestos del sitio web de su estado o comunicándose con la Administración de Pequeñas Empresas. No necesita retener impuestos estatales en jurisdicciones que no imponen impuestos estatales sobre la renta, como Alaska, Florida, Texas, Wyoming y Washington. Otras excepciones incluyen estados cuyos impuestos sobre la renta personal son un porcentaje fijo del impuesto federal, como Arizona, y donde los impuestos estatales son un porcentaje fijo de los salarios brutos, como Pennsylvania.
FICA La Ley Federal de Contribuciones de Seguros (FICA) es una ley federal que requiere que los empleadores retengan los impuestos del Seguro Social y Medicare de los salarios pagados a los empleados. También requiere que el empleador y el empleado paguen la mitad del impuesto FICA. Los impuestos del Seguro Social y Medicare se imponen tanto al empleado a una tasa fija del 4.2% para la seguridad social y al 1.45% para Medicare como a la tasa fija única del empleador del 6.2% y 1.45%, respectivamente, creando una tasa impositiva combinada de FICA de 15.3% (12.4% para el Seguro Social y 2.9% para Medicare). Las personas que trabajan por cuenta propia son responsables de pagar el impuesto total del 13.3%. (Lea sobre cómo el gobierno determina su tasa impositiva en Laffer Curve Key To Ideal Tax Rate ).

A diferencia de los impuestos federales y estatales, los impuestos FICA no se ven afectados por el número de exenciones de retención reclamadas por el empleado. Simplemente multiplique el pago del salario bruto de un empleado por la tasa impositiva aplicable para determinar cuánto debe retener y cuánto debe pagar como empleador. En 2009 y 2010, el impuesto del Seguro Social solo se aplica a los primeros $ 106, 800 de ingresos, también llamado base salarial del Seguro Social. La base salarial se ajusta cada año por inflación. El impuesto de Medicare no tiene un límite de ingresos.
Los impuestos de desempleo FUTA, o FUTA, son impuestos pagados únicamente por el empleador. Debe pagar impuestos de desempleo si se aplica alguno de los siguientes:

a) Usted paga salarios por un total de al menos $ 1, 500 en un trimestre
si)
Tiene al menos un empleado en un día determinado durante 20 semanas en un año calendario, independientemente de si las semanas son consecutivas

La tasa de impuestos FUTA es de 6.2% para 2011, y se impone a los primeros $ 7, 000 de salarios para cada empleado. Sin embargo, puede reclamar créditos contra su impuesto bruto FUTA para reflejar los impuestos estatales de desempleo que paga. Si paga los impuestos estatales de desempleo cuando vencen, puede reclamar un crédito del 5.4%, lo que efectivamente reduce su tasa de impuestos FUTA al 0.8%.
Reuniéndolo todo
El cálculo de los impuestos sobre la nómina puede ser muy complicado, y es importante enviar los pagos a tiempo para evitar multas y recargos. Los pagos de impuestos federales pueden hacerse en línea a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS), oa través de bancos autorizados para aceptar pagos federales. Si utiliza este último método, cada pago debe ir acompañado del Formulario 8109, que puede obtenerse llamando al IRS al 1-800-829-4933 o desde el sitio web del IRS. Los impuestos FUTA generalmente se pagan trimestralmente y los impuestos sobre la renta y FICA se depositan semestral o mensualmente. El IRS generalmente envía a los dueños de negocios un aviso al final de cada año que detalla qué método usar para el próximo año.

En general, la puntualidad de un depósito está determinada por la fecha en que se recibe. Sin embargo, un depósito enviado por correo recibido después de la fecha de vencimiento se considerará oportuno si puede establecer que se envió por correo al menos dos días antes de la fecha de vencimiento. Para obtener más información sobre las obligaciones de nómina de empleadores de pequeñas empresas, visite //www.irs.gov/ o llame a la línea de ayuda en vivo del IRS para empresas al 1-800-829-4933.

Para lecturas relacionadas, consulte Crédito fiscal para gastos del plan incurridos por pequeñas empresas .