Usar una tarjeta de crédito comercial

Si usted es propietario de una pequeña empresa, probablemente haya recibido numerosas ofertas y solicitudes para una tarjeta de crédito para pequeñas empresas. Pueden ser una forma conveniente de aumentar el poder adquisitivo de su empresa, permitiendo el acceso a una línea de crédito renovable.

Las tarjetas de crédito para pequeñas empresas brindan a los dueños de negocios un fácil acceso a una línea de crédito rotativa con un límite de crédito establecido para realizar compras y retirar efectivo. Al igual que una tarjeta de crédito para el consumidor, una tarjeta de crédito para pequeñas empresas conlleva un cargo por intereses si el saldo no se paga en su totalidad en cada ciclo de facturación. Es posible que pueda obtener una tarjeta de crédito a través de su banco, o puede comparar los términos y características de las tarjetas, y aplicar en línea, a través de nuestra herramienta de tarjeta de crédito.

Una tarjeta de crédito comercial puede ser una forma conveniente de acceder rápidamente a financiamiento para necesidades a corto plazo y puede aumentar el poder adquisitivo de su empresa. A menudo se comercializan como una alternativa atractiva a una línea de crédito tradicional. Al igual que cualquier fuente de financiamiento, una tarjeta de crédito comercial tiene un costo y debe administrarse cuidadosamente.

Uso de una tarjeta de crédito comercial

Sin un buen sistema, puede ser difícil hacer un seguimiento de los gastos de la tarjeta de crédito y controlarlos, lo que finalmente afecta sus resultados. Se pueden utilizar ciertas estrategias para garantizar buenas prácticas de tarjetas de crédito.

Garantizar la rendición de cuentas

"El paso más importante que puede tomar una pequeña empresa para asegurarse de que las tarjetas de crédito se utilicen de manera efectiva es establecer un sistema de responsabilidad a prueba de bombas", dice John Burton, socio fundador de Moonshadow Leadership Solutions en Bryson City, Carolina del Norte "Esto podría significar todo desde la aprobación previa de todos los gastos con tarjeta de crédito hasta la exigencia rigurosa de recibos, hasta retirar las tarjetas de crédito de aquellos que no informan por completo y a tiempo con los recibos ", dice Burton. Establezca un sistema antes de que llegue la primera tarjeta de crédito y, según Burton, sea constante, riguroso y justo, y no tolere excepciones.

Decidir quién recibe una tarjeta

Burton reconoce los desafíos que los empleadores pueden enfrentar al decidir quién recibe una tarjeta de crédito. "He visto negocios que perdieron el control del gasto de las tarjetas de crédito al emitir demasiadas tarjetas a demasiadas personas y pensar que todos los oficiales y viajeros importantes necesitaban la comodidad de una tarjeta de crédito de la compañía", dice Burton. Si bien dar a todos una tarjeta de crédito puede parecer lo correcto o fácil de hacer, puede llevar a un "sistema costoso y disfuncional, y una grave falta de control y responsabilidad", explica.

Use alternativas y establezca reglas. "Muchas compañías, especialmente con vendedores, reembolsan el gasto de la compañía en tarjetas de crédito personales con excelente responsabilidad, es decir, sin recibo ni reembolso", dice Burton. Sin embargo, es útil tener reglas claras con respecto a quién recibe una tarjeta, ya sea por antigüedad, posición o algún otro factor. Esto puede ayudar a evitar confusiones y mitigar los malos sentimientos de los empleados que desean una tarjeta pero no son elegibles.

Establecer límites de tarjeta de crédito

Toda empresa debe tener políticas claras sobre gastos, incluidos qué gastos se pueden poner en las tarjetas, cuánto pueden gastar los empleados y con qué frecuencia pueden usar sus tarjetas. Es importante poner la política por escrito y hacer que cada empleado que recibe una tarjeta lea y firme. Después de hacerlo, entregue a cada titular de la tarjeta una copia para usar como referencia.

Dependiendo de la tarjeta de presentación, es posible que pueda establecer restricciones que limiten las transacciones a un determinado monto en dólares, categoría de gastos e incluso ciertos días y horarios. Con algunas tarjetas, puede configurar restricciones individuales para cada empleado. Por ejemplo, puede limitar a un empleado a $ 50 por día cualquier día de la semana para compras de gasolina, mientras limita a otro a $ 100 por gasolina y $ 50 por comidas cada día, pero solo en días hábiles.

Cómo estar atento al uso

Muchas tarjetas de crédito comerciales le permiten configurar alertas de actividad que llegan como mensajes de texto o correo electrónico. Las alertas se pueden configurar para que le notifiquen cada vez que se realiza una transacción, o solo si un empleado usa (o intenta usar) una tarjeta de una manera no aprobada. También puede aprovechar la banca en línea y / o móvil para ver la actividad de la cuenta al minuto. Su departamento de contabilidad debe revisar cada estado de cuenta para asegurarse de que cada partida sea un cargo que usted haya autorizado.

Usando la tarjeta de negocios sabiamente

Si bien las tarjetas de crédito son fáciles de usar, no siempre son la mejor opción, especialmente para grandes gastos que no se pueden pagar en su totalidad antes de que se abran los intereses. A pesar de que se requiere un esfuerzo adicional para obtener un préstamo de un banco u otros préstamos. institución, a menudo tiene sentido financiero hacerlo, ya que la tasa de interés de las tarjetas de crédito es típicamente mucho más alta que la de dichos instrumentos de deuda garantizados. También es posible que una compra grande, o un par de grandes gastos, pueda maximizar su tarjeta de crédito y dejarlo sin una fuente de fondos.

Beneficios de tarjetas de crédito comerciales

Además de proporcionar el flujo de caja necesario para ayudar a mantener y desarrollar su negocio, las tarjetas de crédito pueden ofrecer estas ventajas:

• Calificación más fácil: puede ser más fácil para los dueños de negocios que no tienen un historial crediticio bien establecido calificar para una línea de crédito renovable con una tarjeta de crédito, en lugar de una línea de crédito tradicional o un préstamo bancario.
• Conveniencia: las tarjetas de crédito son lo último en conveniencia financiera. Los dueños de negocios pueden acceder rápidamente a fondos para compras o retiro de efectivo, mucho más fácilmente que tener que buscar efectivo y / o usar una chequera.
• Cojín financiero: una tarjeta de crédito puede proporcionar a los dueños de negocios un "colchón" financiero muy necesario cuando las cuentas por cobrar están atrasadas o las ventas son lentas y el negocio tiene poco efectivo.
• Facilidad en línea: cada vez más, los dueños de negocios hacen compras y hacen negocios en línea con vendedores, contratistas y proveedores. El uso de una tarjeta de crédito facilita las transacciones en línea.
• Asistencia de contabilidad financiera: además de recibir un estado de cuenta mensual, la mayoría de las tarjetas brindan a los titulares de tarjetas de pequeñas empresas herramientas de mantenimiento de registros en línea para administrar sus cuentas, incluido un resumen de cuenta de fin de año, que puede ayudar a un contable a rastrear, clasificar y administrar los gastos. Puede simplificar la contabilidad, ayudar cuando se utilizan profesionales externos para navegar una auditoría y pagar impuestos, y proporciona una manera fácil de controlar el gasto de los empleados.
• Recompensas e incentivos: muchas tarjetas ofrecen programas de recompensas para propietarios de negocios, incluidas millas de aerolíneas y descuentos de compras, por usar la tarjeta. Algunos también ofrecen incentivos de "devolución de efectivo", reembolsando a los tarjetahabientes un porcentaje de sus compras. En resumen, puede pagar elegir con cuidado.
• Una herramienta para generar crédito: el uso responsable de una tarjeta de crédito de una pequeña empresa, lo que significa pagar la factura a tiempo, pagar más del mínimo adeudado y no exceder el límite de crédito (lo que puede desencadenar una tarifa por exceso de límite), puede ser una tarea fácil forma de construir un informe crediticio positivo para su negocio. Eso, a su vez, puede ayudarlo a tener más probabilidades de calificar para un préstamo o línea de crédito, y a una tasa de interés potencialmente más baja, en el futuro. Sin embargo, tenga en cuenta que el uso irresponsable de una tarjeta de crédito comercial puede dañar su crédito.

Desventajas de la tarjeta de crédito comercial

Antes de apresurarse a solicitar una tarjeta de crédito comercial, es importante tener en cuenta estos posibles inconvenientes:

• Más caro: la conveniencia y la facilidad de las tarjetas de crédito para pequeñas empresas tienen un precio: generalmente cobran una tasa de interés mucho más alta (1-3% sobre la prima) que un préstamo para pequeñas empresas o una línea de crédito fija ofrecida por un banco. Ese interés puede acumularse rápidamente si la actividad de la tarjeta no se paga a tiempo y en su totalidad cada mes. Además, sin un sistema para monitorear de manera regular y cuidadosa el uso de la tarjeta, puede ser fácil sobreextender accidentalmente a su empresa al exceder el límite de crédito de su empresa o incurrir en multas o multas por pagos atrasados.
• Responsabilidad legal personal: la mayoría de las tarjetas de crédito de pequeñas empresas requieren un acuerdo de responsabilidad personal (su seguridad personal) para pagar la deuda. Esto significa que cualquier retraso o falta de pago podría dar como resultado un informe de crédito personal negativo y la imposibilidad de pedir dinero prestado personalmente. También es posible que tenga que pagar más con una tasa de interés más alta.
• Cuestiones de seguridad: Se deben crear medidas de seguridad para garantizar que los empleados, proveedores, contratistas y otras personas que ingresan al espacio de la oficina no roben las tarjetas o la información de la tarjeta. También es importante asegurarse de que los empleados autorizados para usar la tarjeta no los usen para gastos personales y que tomen precauciones cuando realicen transacciones en línea para evitar ser pirateados.
• Menos protección: a menudo, las tarjetas de crédito para pequeñas empresas no tienen la misma protección que las tarjetas de crédito para consumidores. Por ejemplo, muchas tarjetas no proporcionarán el mismo nivel de servicios garantizados cuando disputen errores de facturación o necesiten hacer devoluciones de mercancías. Asegúrese de revisar qué nivel de protección y servicios ofrece una tarjeta antes de solicitarla.
• Tasas de interés fluctuantes: a diferencia de un préstamo o una línea de crédito fija, la compañía que emite su tarjeta de crédito puede restablecer la tasa de interés en su tarjeta de crédito dependiendo de cómo use y administre su cuenta. Como tal, puede ser útil saber cómo funcionan las tarifas y cómo pueden cambiar.