Oficina Virtual
Una oficina virtual brinda a las empresas una dirección física y servicios relacionados con la oficina sin la sobrecarga de un contrato de arrendamiento largo y personal administrativo. Con una oficina virtual, los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar pero aún tienen cosas como una dirección postal, servicios de contestación telefónica, salas de reuniones y videoconferencias.
Cómo funcionan las oficinas virtuales
Las oficinas virtuales funcionan como una unidad para atender a los clientes, pero no existen en una ubicación fija. Este tipo de configuración es especialmente popular entre las nuevas empresas y las pequeñas empresas que desean minimizar los gastos generales. La creación de software y servicios de productividad de oficina basados en la web, como la videoconferencia, ha ayudado a impulsar el crecimiento de las oficinas virtuales.
Para llevar clave
- Una oficina virtual es una compañía que opera como una unidad y tiene una dirección postal física, pero no existe en una ubicación específica.
- El desarrollo de herramientas como los servicios de videoconferencia y mensajería ha llevado a un mayor uso de la oficina virtual.
- Los costos de operar una oficina virtual son mucho menores que los de una oficina tradicional, y es por eso que este tipo de configuración es popular entre las pequeñas empresas y las nuevas empresas.
- Un acuerdo de oficina virtual amplía las opciones de trabajo para los empleados y las opciones de contratación para las empresas.
- Si bien la oficina virtual suele ser una opción menos costosa para las empresas, algunos servicios, como la respuesta telefónica y la videoconferencia, pueden tener una accesibilidad limitada.
Una oficina virtual también puede conducir a una mayor productividad, ya que sus servicios liberan a los trabajadores de las tareas administrativas, así como los desplazamientos. Cada empleado puede trabajar desde la ubicación que sea más conveniente, y el negocio no se limita a la contratación de empleados que viven localmente.
A medida que más personas encuentran formas de trabajar de forma remota, los beneficios de una oficina virtual se notan de inmediato. Sin embargo, no todo es tan fácil como parece. Algunos pueden encontrar que la programación del espacio de la oficina virtual no difiere de los conflictos de programación que requieren mucho tiempo inherentes a una oficina física.
Ventajas y desventajas de una oficina virtual
El atractivo de una oficina virtual para los usuarios es doble. Primero, el costo mensual de una oficina virtual es mucho menor que el de una oficina tradicional. Después de todo, no tiene ninguno de los costos de mantenimiento y mantenimiento, ni necesita personal. Una oficina virtual también se puede asegurar a través de un contrato de arrendamiento mensual, por lo que hay una mayor flexibilidad si cambia el negocio de un usuario (sin esperar a que venza un contrato o incurrir en el costo de un contrato roto).
Los costos por usar una oficina virtual pueden ser tan bajos como $ 50 por una tarifa de membresía y $ 250 por mes o más por un contrato de arrendamiento mensual para servicios básicos. Cuantos más servicios se agreguen, más caro será.
En segundo lugar, una oficina virtual puede proporcionar una dirección postal, contestador telefónico y servicios de videoconferencia. Por lo tanto, una pequeña empresa puede parecer más grande de lo que es. También puede proporcionar una dirección física (o varias direcciones) para que los usuarios conozcan a los clientes. A veces, la dirección puede prestar un aura de prestigio a un usuario de oficina virtual, como si la dirección es una ubicación o calle bien conocida. Un servicio de contestador telefónico profesional puede tener el mismo efecto.
Algunos de los servicios que ofrece un acuerdo de oficina virtual requieren una planificación previa para utilizar. Por ejemplo, muchos paquetes vienen con un uso limitado de salas de conferencias o servicios limitados de teleconferencia y videoconferencia. Las oficinas virtuales también pueden tener acceso restringido las noches y los fines de semana. Los usuarios pueden encontrar la falta de flexibilidad limitante e inconveniente. También existe la posibilidad de distracciones que surgen al trabajar desde casa y, por lo tanto, algunos trabajadores pueden no ser tan productivos cuando operan en un entorno de oficina virtual.
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