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Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa para reunir y archivar todos los documentos de respaldo necesarios para aprobar el pago de un pasivo. El comprobante es un control contable interno, que garantiza que cada pago esté debidamente autorizado y que los bienes o servicios adquiridos se reciban realmente.
Desglosar cupón
Cada negocio mantiene procedimientos escritos para cada una de las tareas contables de rutina de la compañía. Una tarea es el proceso de aprobación y pago de facturas de proveedores, y las copias de ciertos documentos deben respaldar cada pago.
Ejemplos de cupones
Suponga que un restaurante ordena carne y pescado cada pocos días a los vendedores. El gerente del restaurante completa una orden de compra de 30 libras de carne, y el propietario inicia la orden de compra para aprobar el envío. Cuando se recibe el envío, el contenido del envío se compara con la orden de compra para garantizar que el envío coincida con lo que se ordenó. El restaurante completa un recibo de envío para documentar el proceso, y el recibo de envío se compara con la factura del proveedor.
El cupón incluye una portada que explica cada archivo adjunto. La orden de compra, el recibo de envío y la factura se adjuntan al comprobante. El propietario revisa toda la información del comprobante antes de firmar un cheque. El comprobante también puede enumerar las cuentas del libro mayor utilizadas para registrar la transacción. El restaurante, por ejemplo, puede acreditar (aumentar) la cuenta de inventario de carne y debitar (disminuir) la cuenta de efectivo para registrar el pago.
Cómo los comprobantes respaldan una auditoría
Los comprobantes de la compañía sirven como una fuente clave de evidencia cuando se realiza una auditoría. Un auditor realiza un conjunto de procedimientos para determinar si los estados financieros están libres de errores importantes. Un comprobante documenta que los bienes comprados fueron realmente recibidos, lo que respalda la afirmación del auditor de que los bienes y servicios publicados en los estados financieros realmente existen. El comprobante también justifica los pagos en efectivo de la empresa a los proveedores y documenta las cuentas del libro mayor utilizadas para contabilizar la transacción.
Factoring en la prevención del fraude
El uso de un sistema de cupones también reduce el riesgo de colusión de los empleados para robar los activos de la empresa. Las empresas utilizan el concepto de segregación de funciones para evitar el robo de empleados, lo que significa que las tareas críticas se asignan a diferentes personas dentro de la organización. Con el ejemplo del restaurante, el gerente completa la orden de compra, el propietario aprueba la orden y un tercero compara los artículos recibidos con la factura del proveedor. El comprobante documenta que las tareas son realizadas por tres personas diferentes y crea un rastro de papel para que un auditor pueda confirmar que las tareas están segregadas adecuadamente.
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