Los 8 pasos importantes en el ciclo contable

Es importante tener en cuenta el ciclo contable de ocho pasos para todo tipo de contables. Desglosa todo el proceso de las responsabilidades de un contable en ocho pasos básicos. Muchos de estos pasos a menudo se automatizan a través de software de contabilidad y programas tecnológicos. Sin embargo, conocer y usar los pasos manualmente puede ser esencial para los contadores de pequeñas empresas que trabajan en los libros con un soporte técnico mínimo.

¿Qué es el ciclo contable?

El ciclo contable es un proceso básico de ocho pasos para completar las tareas de contabilidad de una empresa. Proporciona una guía clara para el registro, análisis e informes finales de las actividades financieras de una empresa.

El ciclo contable se usa de manera integral a través de un período de informe completo. Por lo tanto, mantenerse organizado durante todo el plazo del proceso puede ser un elemento clave que ayuda a mantener la eficiencia general. Los períodos del ciclo contable variarán según las necesidades de informes. La mayoría de las empresas buscan analizar su desempeño mensualmente, aunque algunas pueden centrarse más en los resultados trimestrales o anuales. En cualquier caso, la mayoría de los tenedores de libros tendrán conocimiento de la situación financiera de la compañía día a día. En general, determinar la cantidad de tiempo para cada ciclo contable es importante porque establece fechas específicas para la apertura y el cierre. Una vez que se cierra un ciclo de contabilidad, comienza un nuevo ciclo, reiniciando el proceso de contabilidad de ocho pasos nuevamente.

Para llevar clave

• El ciclo contable es un proceso diseñado para facilitar la contabilidad financiera de las actividades comerciales para los propietarios de negocios.
• Generalmente hay ocho pasos a seguir en un ciclo contable.
• El cierre del ciclo contable proporciona a los propietarios de negocios informes completos de desempeño financiero que se utilizan para analizar el negocio.

Comprensión del ciclo contable de 8 pasos

El ciclo de contabilidad de ocho pasos comienza con el registro individual de cada transacción de la compañía y termina con un informe exhaustivo de las actividades de la compañía para el período de ciclo designado. Muchas compañías usan software de contabilidad para automatizar el ciclo contable. Esto permite a los contadores programar fechas de ciclo y recibir informes automatizados. Dependiendo del sistema de cada compañía, se puede utilizar más o menos automatización técnica. Por lo general, la contabilidad implicará cierto soporte técnico, pero se puede requerir que un contador intervenga en el ciclo contable en varios puntos.

Cada compañía individual generalmente necesitará modificar el ciclo contable de ocho pasos de ciertas maneras para que se ajuste al modelo comercial y los procedimientos contables de su compañía. Las modificaciones para la contabilidad de acumulación versus la contabilidad de efectivo suelen ser una preocupación importante. Las compañías también pueden elegir entre contabilidad de entrada única versus contabilidad de entrada doble. Se requiere una contabilidad de doble entrada para las empresas que elaboran los tres estados financieros principales, el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo.

8 pasos del ciclo contable

Los ocho pasos para el ciclo contable incluyen lo siguiente:

1. Identificar transacciones: el primer paso en el ciclo contable es identificar transacciones. Las empresas tendrán muchas transacciones a lo largo del ciclo contable. Cada uno debe estar debidamente registrado en los libros de la compañía. El mantenimiento de registros es esencial para registrar todo tipo de transacciones. Muchas compañías utilizarán tecnología de punto de venta vinculada con sus libros para registrar las transacciones de ventas. Más allá de las ventas también hay gastos que pueden venir en muchas variedades.

2. Registrar transacciones en un diario: el segundo paso en el ciclo es la creación de asientos de diario para cada transacción. La tecnología de punto de venta puede ayudar a combinar los pasos uno y dos, pero las empresas también deben realizar un seguimiento de sus gastos. La elección entre el devengo y la contabilidad de efectivo determinará cuándo se registran oficialmente las transacciones. Tenga en cuenta que la contabilidad de acumulación requiere la comparación de los ingresos con los gastos, por lo que ambos deben reservarse en el momento de la venta. La contabilidad de efectivo requiere que las transacciones se registren cuando el efectivo se recibe o se paga. La contabilidad de doble entrada requiere el registro de dos entradas con cada transacción para administrar un balance completamente desarrollado junto con un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo. Con la contabilidad de doble entrada, cada transacción tiene un débito y un crédito iguales entre sí. La contabilidad de entrada única es comparable a administrar una chequera. Proporciona un informe de saldos pero no requiere entradas múltiples.

3. Contabilización: una vez que una transacción se registra como una entrada de diario, debe contabilizarse en una cuenta en el libro mayor. El libro mayor proporciona un desglose de todas las actividades contables por cuenta. Esto permite que un tenedor de libros controle las posiciones financieras y los estados por cuenta. Una de las cuentas más comúnmente referenciadas en el libro mayor es la cuenta de efectivo que detalla cuánto efectivo está disponible.

4. Saldo de prueba no ajustado: al final del período contable, se calcula un saldo de prueba como el cuarto paso del ciclo contable. Un saldo de prueba le dice a la compañía sus saldos no ajustados en cada cuenta. El balance de prueba no ajustado se lleva al quinto paso para la prueba y el análisis.

5. Hoja de trabajo: analizar una hoja de trabajo e identificar las entradas de ajuste constituyen el quinto paso del ciclo. Se crea una hoja de trabajo y se utiliza para garantizar que los débitos y créditos sean iguales. Si hay discrepancias, entonces deberán hacerse ajustes. Además de identificar cualquier error, se pueden necesitar entradas de ajuste para la coincidencia de ingresos y gastos cuando se utiliza la contabilidad de acumulación.

6. Ajuste de entradas de diario: en el sexto paso, un contador realiza ajustes. Los ajustes se registran como asientos de diario cuando sea necesario.

7. Estados financieros: después de que la empresa realiza todas las entradas de ajuste, genera sus estados financieros en el séptimo paso. Para la mayoría de las empresas, estos estados incluirán un estado de resultados, balance general y estado de flujo de efectivo.

8. Cierre de libros: Finalmente, una compañía finaliza el ciclo contable en el octavo paso al cerrar sus libros al final del día en la fecha de cierre especificada. Las declaraciones de cierre proporcionan un informe para el análisis del desempeño durante el período. Después del cierre, el ciclo contable comienza de nuevo desde el principio con un nuevo período de informe. Al cierre suele ser un buen momento para presentar documentos, planificar el próximo período de informes y revisar un calendario de eventos y tareas futuros.

La línea de fondo

El proceso del ciclo contable de ocho pasos hace que la contabilidad sea más fácil para los contables y los empresarios ocupados. Puede ayudar a eliminar las conjeturas sobre cómo manejar las actividades de contabilidad. También ayuda a garantizar la coherencia, la precisión y el análisis eficiente del rendimiento financiero.