Cómo completar un formulario W-4

Acaba de comenzar un nuevo trabajo y se siente bastante bien al respecto. Luego, su empleador le entrega un formulario de impuestos llamado Certificado de Asignación de Retención de Empleados W-4. Los formularios de impuestos lo llenan de temor. No los comprende y tiene miedo de lo que sucederá si comete un error. No se preocupe: este artículo explicará qué es un W-4 y lo guiará para completarlo línea por línea.

Para llevar clave

• Complete el formulario W-4 para que su empleador retenga la cantidad correcta del impuesto sobre la renta de sus cheques de pago.
• La forma en que completa el formulario W-4 del IRS, Certificado de asignación de retención de empleados, determina la cantidad de impuestos que su empleador retendrá de su cheque de pago.
• El formulario W-4 tiene siete secciones para completar, que incluyen información personal, cambios de nombre y el número total de asignaciones.
• El IRS también querrá saber si desea que se retenga un monto adicional de su cheque de pago y si está legalmente exento de retención.

Lo que hace el formulario W-4

Complete el formulario W-4 para que su empleador retenga la cantidad correcta del impuesto sobre la renta de sus cheques de pago. Si tiene un contador u otro preparador de impuestos, confirme sus decisiones con ellos antes de entregar el formulario.

También tenga en cuenta que la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos (TCAJ), firmada en diciembre de 2017, ha eliminado la exención personal. Dependiendo de las deducciones que espere, esta es una razón para volver a visitar la cantidad de asignaciones que ha reclamado en el pasado antes de completar la misma cantidad en la Línea 5: asignaciones.

Llenar su formulario W-4

¿Qué es un formulario W-4?

La forma en que completa el formulario W-4 del IRS, Certificado de asignación de retención de empleados, determina la cantidad de impuestos que su empleador retendrá de su cheque de pago. Su empleador envía el dinero que retiene de su cheque de pago al Servicio de Impuestos Internos (IRS), junto con su nombre y número de Seguro Social (SSN). Su retención cuenta para pagar la factura del impuesto sobre la renta anual que calcula cuando presenta su declaración de impuestos en abril. Es por eso que el formulario W-4 solicita información de identificación, como su nombre, dirección y número de Seguro Social.

El formulario W-4 tiene siete secciones para completar. Las primeras líneas incluyen el nombre, la dirección y el número de Seguro Social del contribuyente. La hoja de trabajo que se encuentra arriba del formulario permite a los contribuyentes estimar el número de deducciones para su retención de impuestos. Aumentar el número de asignaciones reduce la cantidad de dinero retenido de su cheque de pago. Las personas pueden reclamar una exención de retención de dinero si no debieron impuestos durante el año anterior y esperan tener una responsabilidad tributaria cero en el próximo año.

Así es como funciona completar el formulario.

Paso 1: su información

Proporcione su nombre y dirección en la sección 1. Fácil.

Paso 2: tu número de seguro social

Proporcione su número de Seguro Social en la casilla 2. Su empleador necesita esta información para que cuando envíe el dinero que retuvo de su cheque de pago al IRS, el pago se aplique a su factura de impuesto sobre la renta anual.

Paso 3: tu estado civil

En la casilla 3, marque la opción que corresponde a su estado civil, soltero o casado. Pero espere, hay otra casilla: "Casado, pero retener a una tasa única más alta". ¿Debería elegir esta casilla? Posiblemente, si su cónyuge también trabaja y le preocupa no tener suficientes impuestos retenidos.

Antes de decidir, consulte la Hoja de trabajo de dos ganadores / trabajos múltiples: es la cuarta página que su empleador debería haberle dado con el Formulario W-4, o puede descargarlo del IRS. También hay una nota debajo de las casillas que le indica que elija la casilla "Soltero" si está casado pero legalmente separado, o si su cónyuge es un extranjero no residente.

Paso 4: cambios de nombre

El recuadro 4 probablemente no se aplicará a usted a menos que se haya casado recientemente y haya cambiado su nombre, pero aún no ha recibido una tarjeta de Seguro Social actualizada que refleje su cambio de nombre. Debe llamar al 1-800-772-1213 para obtener una tarjeta de Seguro Social de reemplazo con su nuevo nombre antes de poder darle un W-4 a su empleador. No es un gran problema, pero hágalo rápidamente porque su empleador debe retener los impuestos a la tasa más alta posible hasta que presente un W-4.

Paso 5: subsidios totales

La línea 5 solicita el número total de asignaciones que reclama. Para responder, debe responder algunas preguntas.

Primero, mira la página tres del paquete W-4 que estás completando. Allí, encontrará la Hoja de trabajo de asignaciones personales. Cada asignación que reclame reduce la cantidad que su empleador retendrá de su cheque de pago, pero no puede elegir una gran cantidad de asignaciones porque lo desee.

Cuántas asignaciones para tomar

Completar esta hoja de trabajo le indicará cuántas asignaciones tiene permitido ingresar en la línea 5. Veamos cada paso.

R. Reclame una asignación si nadie más lo reclama como dependiente, como es el caso de la mayoría de los adultos. Pero si, por ejemplo, tiene 16 años y completa el Formulario W-4 para su trabajo después de la escuela, o está en la universidad y completa el formulario para su pasantía de verano, sus padres probablemente lo reclaman como dependiente, y no puedes reclamar una asignación aquí.

B. Puede reclamar una asignación si está casado y presenta una declaración conjunta.

C. O bien, puede reclamar uno si se presenta como el jefe de su hogar. Podrías pensar, como lo hice una vez, que si eres soltero e independiente, eres el jefe de tu hogar. El IRS suplicaría diferir. Considera que el jefe de familia es una persona que no está casada (al menos yo tengo esa parte correcta) y paga más del 50% del costo de mantener un hogar para él y sus dependientes u otros calificados. individuos (nuevamente, la Publicación 501 tiene todos los detalles). Esto es más un subsidio de "lo siento, te quedaste atascado criando a ese niño tú solo".

D. Puede reclamar una segunda asignación si es soltero o casado que presenta una declaración por separado y solo tiene un trabajo; si está casado y presenta una declaración conjunta y tiene un solo trabajo y su cónyuge no trabaja; o si su salario del segundo trabajo de usted o de su cónyuge (o ambos segundos trabajos) es de $ 1, 500 o menos. Básicamente, si su hogar solo tiene una fuente importante de ingresos (el trabajo para el que está completando este W-4), solicite una asignación en esta línea.

E. En esta línea, puede reclamar subsidios para cada uno de sus hijos elegibles, dependiendo de sus ingresos y de cuántos hijos tenga. Básicamente, todas estas preguntas sobre niños y dependientes están tratando de contabilizar cualquier crédito que pueda reclamar en el Formulario 1040 que reducirá su impuesto sobre la renta para el año. Su empleador retendrá menos de sus cheques de pago si alguna de estas situaciones se aplica a usted. La nueva legislación fiscal duplicó el Crédito Tributario por Hijos y eliminó una exención de impuestos llamada Crédito Tributario Adicional por Hijos hasta el final de 2025 (sin embargo, algunos elementos se trabajaron en el crédito tributario por hijos de 2018). También aumentó cuánto pueden ganar los padres y aún tomar créditos para sus hijos. Las familias de bajos ingresos obtienen más, pero usted puede casarse y presentar una declaración conjunta y ganar hasta $ 400, 000 y aún así reclamar algo (el máximo para obtener el crédito en 2017 fue $ 119, 000).

F. Aquí es donde ingresa las asignaciones para otros dependientes que reclamará en su declaración de impuestos. Técnicamente, la definición del IRS de un dependiente es bastante complicada (vea la Publicación 501 del IRS para más detalles), pero la respuesta corta es que es un hijo calificado o un pariente calificado que vive con usted y a quien usted mantiene financieramente. Aquí también hay limitaciones de ingresos. No es necesario que las personas con ingresos de $ 175, 550 o más o aquellas casadas que presentan una declaración conjunta que ganen $ 339, 000 o más.

G. Si está tomando ciertos otros créditos, como el crédito por ingreso del trabajo o un crédito tributario por adopción, puede tener derecho a asignaciones adicionales. Mire las Hojas de trabajo 1-6 en la Publicación 505 del IRS.

H. Finalmente, una pregunta fácil. Sume todos los números de las líneas anteriores e ingrese el total aquí.

Debajo de la línea H, aprenderá que es posible que todavía no haya terminado con la hoja de trabajo. Que fastidio. Tiene páginas adicionales si su situación fiscal es más complicada porque tiene más de un trabajo, su cónyuge trabaja o detalla las deducciones en su declaración de impuestos en lugar de tomar la deducción estándar. Recorrer estas hojas de trabajo adicionales está más allá del alcance de este artículo, pero la Publicación 505 del IRS, "Retención de impuestos e impuesto estimado", proporciona información adicional. La Calculadora de retención del IRS puede ahorrarle algo de tiempo.

Sin embargo, suponiendo que no se encuentre en una de estas situaciones más complicadas, transfiera el total de la línea H de la hoja de trabajo a la línea 5 del Formulario W-4, donde lo dejó. Guarde las hojas de trabajo para sus registros; no se las entregue a su empleador.

Paso 6: Subsidios adicionales

Recuerde, ahora estamos de vuelta en el Formulario W-4. El IRS quiere saber si desea retener una cantidad adicional de su cheque de pago. "Por supuesto no. Ya estás tomando suficiente de mi dinero ”, piensas. Pero, la cantidad de deducciones que está reclamando en la línea H podría ocasionar que su empleador retenga muy pocos impuestos en el transcurso del año. Si retienen muy poco, terminará con una gran factura de impuestos y posiblemente multas por pago insuficiente e intereses en abril. En ese caso, dígale a su empleador que retenga dinero extra de cada cheque de pago para que eso no suceda.

Si no envía el formulario W-4 en absoluto, el IRS requiere que su empleador retenga a la tasa más alta, como si fuera soltero y no reclamara asignaciones.

¿Cómo saber si esto podría suceder? "> Formulario 1099, que se utiliza para intereses, dividendos o ingresos por trabajo por cuenta propia; no se retiene ningún impuesto sobre la renta de estas fuentes de ingresos. También es posible que deba usarlo si todavía está trabajando, pero recibe beneficios de pensión de un trabajo anterior. Y si su cónyuge es un empleado, pero usted es un contratista independiente, puede retener dinero extra de su cheque de pago para que sus pagos de impuestos estimados trimestralmente no sean tan grandes. la decisión puede igualar el flujo de efectivo de su hogar.

Paso 7: exento de retención

¿Está legalmente exento de retención porque no tenía ninguna obligación tributaria para el año anterior y espera no tener ninguna obligación tributaria para el año en curso? Si es así, escriba "exento" en el cuadro 7. Tenga en cuenta que las instrucciones no dicen que escriba "exento" si recibió un reembolso de impuestos el año pasado. Eso no es lo mismo que no tener responsabilidad fiscal. No tener ninguna obligación tributaria puede sonar increíble, pero probablemente significa que ganó menos de $ 15, 000 durante todo el año si es soltero, o que usted y su cónyuge ganaron menos de $ 30, 000 si están casados ​​que presentan una declaración conjunta. Eso no es tan maravilloso a menos que alguien más (como mamá o papá) te esté apoyando felizmente.

Paso 8: dar fe de la verdad

¿Recuerdas cómo dijimos anteriormente que no podías reclamar tantas asignaciones como quisieras? Este es el por qué. El formulario dice: "Bajo pena de perjurio, declaro que he examinado este certificado y, según mi leal saber y entender, es verdadero, correcto y completo". Debe firmar su nombre debajo de esa declaración, donde dice: "Firma del empleado". Luego ingrese la fecha a la derecha.

Finalmente, siga las instrucciones sobre dos tercios de la página que dice: “Separe aquí y entregue el Formulario W-4 a su empleador. Guarde la parte superior para sus registros ".

Cuando necesitas un nuevo W-4

En general, su empleador no enviará el formulario W-4 al IRS. Después de usarlo para determinar su retención, la compañía lo archivará. Puede cambiar su retención en cualquier momento presentando un nuevo formulario W-4 a su empleador.

Las situaciones en las que podría necesitar cambiar su W-4 incluyen: casarse o divorciarse, agregar un hijo a su familia o elegir un segundo trabajo. También puede enviar un nuevo formulario W-4 si descubre que retuvo demasiado o muy poco el año anterior cuando preparó su declaración de impuestos anual, y espera que sus circunstancias sean similares para el año fiscal actual. Sus cambios en W-4 entrarán en vigencia dentro de los próximos uno o tres períodos de pago.

Además, como se señaló anteriormente, discuta el nuevo W-4 con su preparador de impuestos y vea si debe cambiar su retención debido a cómo la nueva legislación tributaria afecta su situación personal.

Consejo para ahorrar dinero

Si comienzas un trabajo a mediados de año y no estuviste empleado a principios de ese año, aquí hay una reducción de impuestos que puede ahorrarte dinero: Si no trabajará más de 245 días durante el año, solicite por escrito que su empleador utilice el método de medio año para calcular su retención. La fórmula básica de retención supone un empleo de todo el año, por lo que sin utilizar el método de medio año, se le retendrá demasiado y tendrá que esperar hasta el momento de los impuestos para recuperar el dinero.

La línea de fondo

Es importante completar este formulario correctamente porque el IRS exige que las personas paguen impuestos sobre sus ingresos gradualmente durante todo el año. Si tiene muy pocos impuestos retenidos, podría deber una suma sorprendentemente grande al IRS en abril, más intereses y multas por pagar sus impuestos durante el año.

Al mismo tiempo, si tiene demasiados impuestos retenidos, su presupuesto mensual será más ajustado de lo necesario. Además, le otorgará al gobierno un préstamo sin intereses cuando podría ahorrar o invertir ese dinero extra y obtener un rendimiento, y no obtendrá sus impuestos pagados en exceso hasta el siguiente abril cuando presente su declaración de impuestos y obtener un reembolso En ese momento, el dinero puede parecer una ganancia inesperada, y puede usarlo con menos prudencia de lo que lo hubiera hecho si hubiera venido gradualmente con cada cheque de pago.