Factura
Una factura es un documento comercial que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se compraron a crédito, la factura generalmente especifica los términos del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles. Los tipos de facturas pueden incluir un recibo, una factura de venta, una nota de débito o una factura de venta.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como la factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por computadora son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel a pedido o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten una búsqueda y clasificación más fáciles de transacciones particulares o fechas específicas.
Una factura pro forma es un acuerdo vinculante, aunque los términos de venta están sujetos a cambios.
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Los fundamentos de una factura
Una factura debe indicar que es una factura en la cara de la factura. Normalmente tiene un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura generalmente contiene información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago se pueden detallar en la factura, así como la información relacionada con los descuentos, detalles de pagos anticipados o cargos financieros evaluados por pagos atrasados. También presenta el costo unitario de un artículo, el total de unidades compradas, el flete, el manejo, el envío y los cargos de impuestos asociados, y describe el monto total adeudado.
Una factura pro forma es una factura de venta preliminar enviada a los compradores antes de un envío o entrega de bienes. La factura generalmente describirá los artículos comprados y otra información importante, como el peso del envío y los cargos de transporte. Las facturas pro forma a menudo entran en juego con las transacciones internacionales, especialmente con fines aduaneros en las importaciones.
Siempre debe mantener una copia de sus facturas y recibos, tanto en papel como en formato electrónico, a efectos fiscales.
La importancia de la fecha de facturación
La fecha de la factura representa la fecha oficial en la que se facturaron los bienes y se registró oficialmente la transacción. Por lo tanto, la fecha de la factura tiene información esencial sobre el pago, ya que dicta la duración del crédito y la fecha de vencimiento de la factura. Esto es especialmente crucial para las entidades que ofrecen crédito, como el neto 30. La fecha de vencimiento real de la factura suele ser 30 días después de la fecha de la factura.
Factura electrónica
Desde la llegada de la era de las computadoras, a las personas y a las empresas les ha resultado más fácil confiar en la facturación electrónica como alternativa a los documentos en papel. La facturación electrónica, o facturación electrónica, es una forma de facturación electrónica para generar, almacenar y monitorear documentos relacionados con transacciones entre partes y garantizar que se cumplan los términos de sus acuerdos.
Estos documentos electrónicos pueden incluir facturas y recibos, órdenes de compra, notas de débito y crédito, términos e instrucciones de pago y recibos de envío. Las facturas digitales normalmente se envían por correo electrónico, página web o aplicación. Las ventajas incluyen lo siguiente:
- Permanencia y resistencia al daño físico.
- Facilidad de búsqueda y clasificación de nombres, términos o fechas específicos
- Aumento de la auditabilidad.
- La capacidad de imprimir o reproducir a pedido
- La capacidad de recopilación de datos e inteligencia empresarial.
- Reducción del uso de papel.
La facturación electrónica incluye varias tecnologías y opciones de entrada y se utiliza como un término general para describir cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago. Varios estándares de facturación electrónica, como EDIFACT y UBL, se han desarrollado en todo el mundo para facilitar la adopción y la eficiencia.
Para llevar clave
- Una factura es un documento comercial que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor.
- Un recibo en papel de una tienda es una factura de consumo común.
- Las facturas son un elemento crítico de los controles y auditorías contables internas. Los cargos en una factura deben ser aprobados por el personal de gestión responsable.
- Las facturas generalmente describen los términos de pago, los costos unitarios, el envío, el manejo y cualquier otro término descrito durante la transacción.
- Las facturas pueden estar en papel, pero las facturas electrónicas se han vuelto mucho más comunes.
Facturas y cuentas por pagar
Las facturas rastrean la venta de un producto para control de inventario, contabilidad e impuestos. Muchas compañías envían el producto y esperan el pago en una fecha posterior, por lo que el monto total adeudado se convierte en una cuenta por pagar para el comprador y una cuenta por cobrar para el vendedor.
Las facturas modernas se transmiten electrónicamente, en lugar de ser en papel. Si se pierde una factura, el comprador puede solicitar una copia al vendedor. El uso de una factura representa la presencia de crédito, ya que el vendedor ha enviado un producto o proporcionado un servicio sin recibir efectivo por adelantado.
Las facturas son diferentes de las órdenes de compra, que se crean antes de que un cliente ordene un bien o servicio.
Facturas y controles internos
Las facturas son un elemento crítico de los controles internos de contabilidad. Los cargos en una factura deben ser aprobados por el personal de gestión responsable. Alternativamente, una factura se corresponde con una orden de compra, y al conciliar la información, se realiza el pago de las transacciones aprobadas. Una firma auditora se asegura de que las facturas se ingresen en el período contable apropiado cuando se realiza la prueba de corte de gastos.
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