Guía de carga
Un conocimiento de embarque (BL o BoL) es un documento legal emitido por un transportista a un remitente que detalla el tipo, la cantidad y el destino de las mercancías transportadas. Un conocimiento de embarque también sirve como recibo de envío cuando el transportista entrega la mercancía en un destino predeterminado. Este documento debe acompañar a los productos enviados, sin importar la forma de transporte, y debe estar firmado por un representante autorizado del transportista, el remitente y el destinatario.
Como ejemplo, una compañía de logística tiene la intención de transportar, a través de camiones pesados, gasolina desde una planta en Texas hasta una estación de servicio en Arizona. Un representante de la planta y el conductor firman el conocimiento de embarque después de cargar el gas en el camión. Una vez que el transportista entrega el combustible a la estación de servicio en Arizona, el conductor del camión solicita que el empleado de la estación también firme el documento.
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Para llevar clave
- Un conocimiento de embarque es un documento legal emitido por un transportista a un remitente que detalla el tipo, la cantidad y el destino de los bienes transportados.
- Un conocimiento de embarque es un documento de título, un recibo de los bienes enviados y un contrato entre un transportista y el remitente.
- Este documento debe acompañar a los productos enviados y debe estar firmado por un representante autorizado del transportista, el remitente y el destinatario.
- Si se administra y revisa adecuadamente, un conocimiento de embarque puede ayudar a prevenir el robo de activos.
Conocimiento de embarque explicado
El conocimiento de embarque es un documento legalmente vinculante que proporciona al transportista y al remitente todos los detalles necesarios para procesar con precisión un envío. Tiene tres funciones principales. Primero, es un documento de título de los bienes descritos en el conocimiento de embarque. En segundo lugar, es un recibo de los productos enviados. Finalmente, el conocimiento de embarque representa los términos y condiciones acordados para el transporte de la mercancía.
Segregación de deberes
Todas las empresas necesitan tener controles internos para evitar robos. Un componente clave del control interno es la segregación de funciones, lo que evita que un empleado tenga demasiado control dentro de una empresa.
No hay dos sistemas de controles internos iguales. Sin embargo, la mayoría sigue un conjunto estándar de filosofías centrales y se ha convertido en una práctica de gestión estándar. La implementación de controles internos puede ayudar a racionalizar las operaciones y prevenir el fraude.
Ejemplo del mundo real
Un conocimiento de embarque es uno de varios documentos clave que se deben administrar y revisar adecuadamente para evitar el robo de activos. Supongamos, por ejemplo, que XYZ Fine Dining recibe envíos de carne y pescado frescos cinco veces por semana. El gerente del restaurante determina el tipo y la cantidad de carne y pescado que el restaurante necesita pedir. Luego completa una orden de compra y el propietario de XYZ revisa e inicializa cada pedido antes de enviarlo por correo electrónico al vendedor de alimentos. El vendedor recoge la carne y el pescado, y tanto él como un representante del transportista nocturno firman un conocimiento de embarque.
Luego, el transportista entrega la comida al restaurante, y el gerente compara la información del conocimiento de embarque con lo que solicitó en el pedido. Si la información coincide, el PO y el conocimiento de embarque se envían al propietario, quien revisa los documentos y emite un cheque pagadero al vendedor de alimentos.
En este ejemplo, el propietario no emite un cheque al proveedor sin revisar la orden de compra (PO) y el conocimiento de embarque. Este paso asegura que XYZ solo paga por lo que ordenó y lo que recibió. Si los dos documentos no coinciden cuando el gerente del restaurante los compara, el gerente le preguntará al vendedor sobre la excepción. Un tercer empleado concilia el extracto bancario y realiza depósitos de la empresa. Todos estos pasos deben estar en su lugar para evitar robos.
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