Cómo completar un formulario I-9 (paso a paso)

Cuando contrata a un nuevo empleado, debe verificar que la persona sea legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos. Una vez que haya hecho una oferta de trabajo (pero no antes), el nuevo empleado debe demostrar su elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos completando el Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo.

Como empleador, es su responsabilidad ver que el empleado y usted completen este formulario de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. Conserve el formulario con sus otros registros de empleo; no lo presente al gobierno.

(Para más información sobre las responsabilidades de los empleadores al contratar, consulte "8 cosas que los empleadores no pueden preguntarle")

Llenar un formulario I-9

El formulario I-9 está diseñado para obtener información de nuevos empleados que demuestre su elegibilidad para trabajar legalmente en los Estados Unidos. Ningún trabajador está exento de tener que completar el formulario.

El formulario I-9 consta de tres partes:

1. Parte I: Para el empleado, establecer identidad

El empleado completa esta parte del formulario. Incluye información como el nombre completo del empleado, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social (si corresponde), dirección de correo electrónico y número de teléfono (la dirección de correo electrónico y el número de teléfono son opcionales).

Esta parte también se usa para atestiguar, bajo pena de perjurio, que la persona es legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos porque él o ella es:

• Un ciudadano
• Un ciudadano no residente de los Estados Unidos
• Un residente permanente legal
• Un extranjero autorizado para trabajar en los EE. UU. El empleado debe ingresar la fecha de vencimiento de esta autorización, si corresponde.

Un empleado que es extranjero y está autorizado para trabajar debe ingresar el número de registro de extranjero (un "número A" que es un número único de 7, 8 o 9 dígitos asignado a un extranjero) o el número de admisión del Formulario I-94 .

El empleado debe firmar el formulario y fecharlo. Las declaraciones falsas pueden resultar en multas y / o encarcelamiento.

Algunos empleados pueden necesitar asistencia para completar su parte del formulario. Si el empleado es menor de edad o discapacitado (o necesita traducción), la persona que ayuda a completar el formulario (preparador y / o traductor) también debe ingresar su nombre y dirección, así como firmar el formulario (también bajo pena de perjurio).

2. Parte II: para el empleador, revisión de los documentos del empleado

El empleador completa esta parte del formulario. Describe los documentos que el empleador ha revisado para verificar la elegibilidad de empleo. El empleador debe tomar esta medida dentro de los tres días posteriores al primer día de empleo. El empleador puede, pero no está obligado a hacerlo, crear una copia de los documentos presentados.

Hay tres listas de documentos que se pueden usar. El tipo de documentos utilizados dicta la parte de la Parte II que el empleador debe completar.

Lista A: Los documentos en esta lista establecen tanto la identidad del empleado como la autorización de empleo. Un empleado solo necesita presentar uno de los siguientes formularios para satisfacer el requisito del documento:

• Pasaporte estadounidense (o código de pasaporte estadounidense)
• Tarjeta de residente permanente ("tarjeta verde") o tarjeta de recibo de registro de extranjero (técnicamente, la tarjeta verde es el Formulario I-551)
• Pasaporte extranjero con un sello temporal I-551
• Documento de autorización de empleo que contiene una fotografía (Formulario I-766)
• Para un extranjero no inmigrante autorizado para trabajar: un pasaporte extranjero y el Formulario I-94 (o 94A) y un endoso del estatus de no inmigrante del extranjero siempre que no haya expirado
• Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia, República de las Islas Marshall

Lista B: Los documentos en esta lista muestran la identidad del empleado. Si un empleado no tiene un documento de la Lista A, debe presentar un documento de la Lista B, más un documento de la Lista C (abajo).

• Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado (siempre que contenga una identificación con foto y otra información personal)
• Identificación de la escuela con una fotografía
• Tarjeta de registro de votante
• Tarjeta militar estadounidense o registro de borrador
• Tarjeta de identificación de dependiente militar
• Tarjeta de la Marina Mercante de la Guardia Costera de EE. UU.
• Documento tribal nativo americano
• Licencia de conducir emitida por una autoridad gubernamental canadiense

Para los menores de edad (menores de 18 años) que no pueden presentar uno de los documentos de la Lista B, los documentos alternativos que son aceptables para demostrar la identidad del empleado incluyen un registro escolar o una boleta de calificaciones; cliente, médico u expediente del hospital; o un registro de guardería o guardería.

Lista C: Este documento establece la autorización del empleado para trabajar en los Estados Unidos. Nuevamente, si el empleado no puede producir un documento de la Lista A, debe presentar uno de la Lista B y otro de la Lista C.

• Tarjeta de número de cuenta del Seguro Social (a menos que la tarjeta indique: no es válida para el empleo, válida solo para trabajar con autorización del INS, o válida para trabajar solo con autorización del DHS)
• Certificación de nacimiento en el extranjero emitida por el Departamento de Estado (Formulario FS-545)
• Certificación de informe de nacimiento emitido por el Departamento de Estado (Formulario DS-1350)
• Copia original o certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o territorio de los EE. UU. Que tenga un sello oficial
• Documento tribal nativo americano
• Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense (Formulario I-197)
• Tarjeta de identificación para uso de ciudadano residente en los Estados Unidos (Formulario I-179)
• Documento de autorización de empleo emitido por el Departamento de Seguridad Nacional

Al igual que en el caso del empleado, los empleadores deben dar fe, bajo pena de perjurio, de que han revisado los documentos necesarios, creen que son genuinos y creen, a su leal saber y entender, que el empleado está autorizado para trabajar en los EE. UU. Además de firmar el En la sección de certificación, el empleador debe anotar el primer día de empleo del empleado, así como otra información del empleador (el nombre de la empresa, el título de la persona que firma el formulario y la dirección de la empresa).

3. Parte III: para el empleador, al volver a contratar

Esta parte del formulario también la completa el empleador, pero se usa solo en el caso de volver a verificar cuando se vuelve a contratar a un empleado. Si se vuelve a contratar a un empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha del I-9 original, el empleador puede optar por completar esta sección o un nuevo I-9.

Si es necesario completar esta parte, entonces el empleador simplemente enumera el nombre del empleado (o el nuevo nombre si el empleado ha tenido un cambio de nombre) y la fecha de recontratación. Si la autorización previa de empleo expiró pero ahora se ha extendido, ingrese información sobre el documento que establece dicha autorización (título del documento, número y nueva fecha de vencimiento de la autorización de empleo).

Como en el caso de las otras partes, el empleado debe firmar bajo pena de perjurio que cree que el documento presentado es genuino y que el empleado está autorizado para trabajar en los Estados Unidos.

La línea de fondo

Los empleadores deben retener los I-9 por los últimos tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la fecha de finalización del empleo. De vez en cuando, el gobierno federal puede examinar sus registros de empleo. Si no produce I-9, puede estar sujeto a sanciones civiles y / o penales. Encuentre más información sobre el I-9 en el "Manual para empleadores: Instrucciones para completar el Formulario I-9". Para cualquier otra pregunta sobre el I-9, también puede consultar con un abogado de derecho laboral.

(Los dueños de negocios también pueden estar interesados ​​en "Completar formularios 1099" y "Completar el formulario 4562, paso a paso")