Los gastos de viaje
Los gastos de viaje son costos asociados con el viaje con el fin de realizar actividades relacionadas con el negocio. Los gastos de viaje generalmente pueden ser deducidos por los empleados como costos no reembolsados incurridos durante el viaje fuera de casa específicamente para fines comerciales. Esos fines comerciales pueden incluir conferencias o reuniones.
Si bien se pueden deducir muchos gastos de viaje, se excluyen aquellos que son lujosos o de naturaleza extravagante, o aquellos que son para fines personales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan lejos de su hogar si sus obligaciones comerciales requieren que estén lejos de su "hogar fiscal" (el área general donde se encuentra su lugar principal de negocios) durante un período más largo que el típico día de trabajo Alternativamente, cuando se muda a una nueva casa, hay ciertos formularios de impuestos que se involucran.
Comprender los gastos de viaje
Los registros bien organizados, como recibos, cheques cancelados y otros documentos que respaldan una deducción, pueden ayudar a las personas a preparar declaraciones de impuestos y responder preguntas del IRS. Ejemplos de gastos de viaje pueden incluir:
- Pasajes aéreos y alojamiento con el propósito expreso de realizar negocios fuera de casa
- Servicios de transporte como taxis, autobuses o trenes al aeropuerto o hacia y alrededor del destino de viaje.
- El costo de las comidas y propinas, el servicio de limpieza en seco para la ropa y el costo de las llamadas de negocios.
- El uso de una máquina de fax y otros dispositivos de comunicación durante el viaje de negocios.
Los gastos de viaje no incluyen tarifas regulares de viaje.
Tipos de gastos de viaje
El uso del vehículo personal de uno junto con el viaje, incluido el kilometraje real, los peajes y las tarifas de estacionamiento, se puede incluir como un gasto de viaje. El costo del uso de vehículos de alquiler también se puede contar como un gasto de viaje, aunque solo para la parte de uso comercial del viaje. Por ejemplo, si un viaje de negocios llevara a una persona cerca de un familiar o conocido, el costo de conducir desde el hotel para visitarlos no calificaría para deducciones de gastos de viaje.
Los gastos de viaje incurridos durante una asignación de trabajo indefinida, que dura más de un año según el IRS, no son deducibles a efectos fiscales. El IRS permite que otros gastos similares y necesarios se contabilicen en relación con los viajes de negocios con fines de deducción. Dichos gastos pueden incluir el transporte hacia y desde una comida de negocios, la contratación de un taquígrafo público, el pago de las tarifas de alquiler de computadoras relacionadas con el viaje y el envío de equipaje y materiales de exhibición utilizados para presentaciones de negocios. Los gastos de viaje también pueden incluir la operación y el mantenimiento de una casa rodante como parte del viaje de negocios.
Para llevar clave
- Los gastos de viaje son costos asociados con el viaje con el fin de realizar actividades relacionadas con el negocio.
- El IRS descuenta los gastos que son de naturaleza lujosa o extravagante, o que son para fines personales.
- El IRS considera que los empleados viajan lejos de su hogar si sus obligaciones comerciales requieren que estén lejos de su "hogar fiscal".
- Ejemplos de gastos de viaje incluyen pasajes aéreos y alojamiento, servicios de transporte, costo de comidas y propinas, uso de dispositivos de comunicación.
- Los gastos de viaje incurridos durante una asignación de trabajo indefinida, que dura más de un año según el IRS, no son deducibles a efectos fiscales.