Comprender la regla del plan de empleadores múltiples del DOL

Una nueva norma propuesta por el Departamento de Trabajo (DOL) podría ayudar a los empleados que no tienen acceso a planes de jubilación proporcionados por el empleador a ahorrar para la jubilación.

El período de comentarios públicos de una propuesta de norma del Departamento de Trabajo (DOL) titulada "Definición de 'Empleador' en la Sección 3 (5) de ERISA: Planes de Jubilación de Asociaciones y Otros Planes de Múltiples Empleadores" estaba programado para cerrarse el 24 de diciembre de 2018, con implementación prevista a principios de 2019.

La regla fue elaborada en respuesta a una orden ejecutiva emitida por el presidente Donald Trump en agosto. Está diseñado para fortalecer la seguridad de la jubilación al permitir que los estadounidenses que trabajan sin un plan de ahorro para la jubilación relacionado con el trabajo, como un 401 (k), obtengan acceso a uno a través de una entidad conocida como plan de jubilación de la asociación.

Detrás del impulso para la acción se encuentra el hecho de que solo el 53% de los empleados de pequeñas empresas con menos de 100 trabajadores tienen acceso a un plan de jubilación en el lugar de trabajo en comparación con el 89% de los empleados de empresas con 500 o más trabajadores. De acuerdo con Pew Charitable Trust, la mayoría de las pequeñas empresas que no ofrecen un plan de ahorro para la jubilación citan los altos costos y la complejidad de administrar un plan de jubilación como las principales razones.

'Empleador' redefinido

La nueva regla define un grupo de empleadores como un "empleador único" bajo un tipo de plan de empleadores múltiples (MEP) conocido como un plan de jubilación de asociación (ARP). Según la regla propuesta, las empresas individuales con empleados, así como los propietarios de negocios independientes que trabajan al menos 20 horas por semana o ganan lo suficiente para cubrir el costo del seguro de salud de la asociación, pueden participar en un plan de jubilación a través de un ARP.

La regla proporciona una forma para que las empresas y los trabajadores independientes se unan a un MEP con otra conexión o vínculo común, como ser parte de la misma industria o ubicarse en un área geográfica cubierta por una Cámara de Comercio.

Esto difiere de un "plan de empleadores múltiples abiertos", en el que la única conexión que tienen las compañías es la membresía en el plan. La legislación que autoriza a los eurodiputados abiertos está pendiente en el Congreso, pero aún no ha sido votada por la cámara en pleno.

Reglas para ARP

Además de la disposición del "bono común", la regla del DOL estipula que un ARP debe:

• tener una estructura organizacional formal
• ser controlado por compañías miembro (específicamente no por un banco, asegurador o empresa de servicios financieros)
• limitar la participación a empleados y ex empleados de compañías miembro

Además, cada compañía miembro debe ser el empleador directo de al menos un empleado que participe en el ARP.

Participación de PEO afirmada

La regla del DOL también establece que las organizaciones profesionales de empleadores (PEO), que son empresas de recursos humanos que brindan servicios de empleadores conjuntos, tales como nómina, retención de impuestos y funciones de informes a empresas, patrocinen 401 (k) para sus clientes.

De hecho, la mayoría de los PEO ya ofrecen MEP a sus clientes. La nueva regla simplemente reafirma ese derecho para los PEO que participan en el programa PEO certificado por el IRS o brindan más de la mitad de los servicios que típicamente brindan los PEO. (Ver 'Criterios de funciones de empleo sustanciales' a continuación).

Un OPE que actúa como empleador debe:

• asumir al menos algunos de los principales roles de empleadores de sus clientes
• controlar el MEP y cumplir con los roles de ERISA certaian
• Confirmar que al menos un empleado de cada empresa participa en el MEP
• asegurar que solo los empleados actuales y anteriores y sus beneficiarios participen

Criterios de "Funciones sustanciales de empleo"

Para satisfacer el requisito de que cumpla con "funciones de empleo sustanciales", un OPE debe ser una organización profesional de empleadores certificada (CPEO) dentro de la definición del Código de Rentas Internas 7705 o cumplir cinco o más de los siguientes criterios:

• pagar a los empleados independientemente de si los fondos han sido cubiertos o no por su cliente
• gestionar todos los impuestos laborales para sus clientes
• participar en el reclutamiento y despidos de empleados
• ayudar a supervisar a los empleados y hacer cumplir las políticas de la compañía
• ayudar al empleador a establecer los sueldos y salarios de los empleados
• proporcionar cobertura de compensación laboral
• funcionar como o ayudar al departamento de recursos humanos de la compañía
• supervisar los problemas de cumplimiento normativo, incluida la discriminación, los requisitos de FMLA, OSHA y el estado de ciudadanía de los empleados
• continuará brindando beneficios a los empleados, incluso si el contrato de la compañía termina

Supervisión fiduciaria reducida

Un componente importante de la regla DOL propuesta reduce (pero no elimina) los deberes fiduciarios de las compañías miembro de ARP o PEO. El patrocinador subyacente del ARP o PEO sería el fiduciario designado, liberando así a los empleadores individuales de la mayoría de las obligaciones fiduciarias y tareas administrativas. El papel principal de las compañías miembro sería participar en la selección y el monitoreo del patrocinador y, por supuesto, en hacer contribuciones de empleadores y empleados al MEP de manera oportuna.

Regla de "Apple malo" no abordada

No se aborda en la regla del DOL la llamada "regla de manzana defectuosa", que puede interrumpir el MEP o descalificar a todas las compañías miembro de participar si un miembro infringe una regla o comete un error administrativo. Sin embargo, el alivio puede venir de la legislación pendiente en el Congreso que aborda este tema. Además, el IRS ha dicho que espera emitir un aviso de reglamentación propuesta sobre "manzana podrida" para abril de 2019, y la orden ejecutiva de agosto de Trump instruye específicamente al Secretario del Tesoro para que proponga enmiendas u orientación sobre esta regla.

Legislación pendiente

La Cámara de Representantes de los Estados Unidos aprobó la Ley de Ahorro Familiar en septiembre y la Ley de Mejora y Ahorro para la Jubilación (RESA). Ambas leyes van más allá de la regla del DOL para permitir a los eurodiputados abiertos, abordar problemas de manzanas podridas y proporcionar incentivos adicionales que resuelvan otros problemas. Por ejemplo, esta nueva legislación solo podría ser revocada por el Congreso, mientras que la regla del DOL podría ser eliminada por una futura administración.

La línea de fondo

El DOL dice que espera que su nueva regla "reduzca los costos administrativos a través de economías de escala y fortalezca la mano de las pequeñas empresas al negociar con instituciones financieras y otros proveedores de servicios". Si bien la reacción de la industria a la nueva regla del DOL ha sido en general positiva, muchos observadores cree que la regla no llega lo suficientemente lejos. En cambio, sugieren que lo que finalmente se necesita es la aprobación de la legislación pendiente en el Congreso.