Caja Chica
Un fondo de caja chica es una pequeña cantidad de efectivo que se tiene disponible para pagar gastos menores, como suministros de oficina o reembolsos. Un fondo de caja pequeña se someterá a conciliaciones periódicas, con transacciones también registradas en los estados financieros. Puede haber un fondo de caja menor, que puede ser un cajón o una caja, en cada departamento para corporaciones más grandes.
Para llevar clave
- El dinero de caja o el fondo de caja chica es una pequeña cantidad de efectivo disponible para pagar gastos demasiado pequeños para merecer escribir un cheque.
- Puede haber un pequeño cajón o caja en cada departamento para las grandes corporaciones.
- Un fondo de caja chica se puede usar para suministros de oficina, tarjetas para clientes, flores, pagar un almuerzo para empleados o reembolsar a los empleados por los gastos.
Comprender el dinero en efectivo
Las transacciones en efectivo son convenientes para transacciones pequeñas para las cuales la emisión de un cheque no es razonable o inaceptable. La pequeña cantidad de efectivo que una compañía considera pequeña variará, y muchas compañías mantendrán entre $ 50 y $ 200 como un fondo de caja pequeña. Los ejemplos de transacciones para las que se utiliza un fondo de caja chica incluyen:
- Material de oficina
- Tarjetas para clientes
- Flores
- Pagar un almuerzo para un pequeño grupo de empleados.
- Reembolsar a un empleado por pequeños gastos relacionados con el trabajo.
Se nombran custodios de fondos de caja para supervisar el fondo. Las tareas de custodia generalmente incluyen hacer cumplir las reglas y regulaciones de caja chica, solicitar reposiciones y dispensar fondos.
Consideraciones Especiales
El fondo de caja chica se concilia periódicamente para verificar que el saldo del fondo sea correcto. Por lo general, a medida que el saldo de caja chica cae a un nivel preestablecido, el custodio solicita efectivo adicional del cajero. En este momento, el total de todos los recibos se calcula para garantizar que coincida con los fondos desembolsados del cajón de efectivo. Si se necesitan nuevos fondos, el cajero emite un nuevo cheque para financiar el cajón de efectivo y toma, a cambio, los recibos de las compras que agotaron el efectivo.
El proceso de conciliación asegura que el saldo restante del fondo sea igual a la diferencia entre el saldo original menos los cargos detallados en los recibos y las facturas. Si el saldo restante es menor de lo que debería ser, hay una escasez. Si el saldo restante es más de lo que debería ser, hay un excedente. Aunque puede haber pequeñas variaciones, cuando no está equilibrado, se debe identificar y corregir la fuente de la discrepancia.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) recomienda llenar los recibos de caja chica y adjuntarlos a los recibos para registrar y documentar los gastos de caja chica.
Requisitos para Petty Cash
El uso de un fondo de caja chica evita ciertos controles internos. La disponibilidad de dinero en efectivo no significa que se pueda acceder para cualquier propósito y por cualquier persona. Muchas empresas emplean estrictos controles internos para administrar el fondo. A menudo, las personas limitadas están autorizadas para aprobar desembolsos y solo pueden hacerlo por gastos relacionados con actividades u operaciones legítimas de la compañía.
Se podría asignar un cajero menor para emitir el cheque para financiar el cajón de efectivo menor y hacer los asientos contables apropiados. El custodio de caja chica se encarga de distribuir el efectivo y recoger los recibos de todas las compras o cualquier uso de los fondos. A medida que disminuye el total de efectivo, los recibos deben aumentar y vincularse con el monto total retirado.
Al tener un cajero de caja chica y un custodio de caja chica, el proceso dual ayuda a mantener los fondos seguros y asegura que solo aquellos autorizados tengan acceso a él.
Grabación de caja chica
Cuando se utiliza un fondo de caja chica, las transacciones de caja chica todavía se registran en los estados financieros. No se realizan entradas en el diario contable cuando las compras se realizan con efectivo, solo cuando el custodio necesita más efectivo, y a cambio de los recibos, recibe nuevos fondos, se registran las entradas en el diario. La entrada del diario para darle más dinero al custodio es un débito al fondo de caja y un crédito al efectivo.
Si hay una escasez o un exceso, se registra una entrada de línea de diario en una cuenta sobre / corta. Si se acaba el fondo de caja chica, se ingresa un crédito para representar una ganancia. Si el fondo de caja chica es corto, se ingresa un débito para representar una pérdida. La cuenta en exceso o en corto se utiliza para forzar el equilibrio del fondo tras la reconciliación.
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